Archivace dokumentů ve firmě: lhůty a postup

Co znamená archivace firemních dokumentů

Archivace dokumentů znamená uchovávat účetní, daňové a personální doklady po zákonem stanovenou dobu tak, aby je firma mohla kdykoli předložit při kontrole. Týká se OSVČ vedoucích účetnictví, společností s ručením omezeným i plátců DPH.

Skartační lhůta je doba, po kterou musí dokument zůstat uložen u toho, kdo ho vytvořil. Teprve po jejím uplynutí lze doklad zničit. Každý typ dokladu má vlastní lhůtu a u některých se počítá na desetiletí dopředu.

Archivační lhůty podle typu dokumentu

Délka uchovávání se odvíjí od toho, o jaký dokument jde a který předpis ho upravuje. Účetní doklady drží firma kratší dobu, daňové doklady a mzdovou agendu výrazně déle. Následující tabulka shrnuje nejdůležitější lhůty a pro koho platí.

Odkdy lhůta běží a kdy můžete skartovat

Archivační lhůty počínají běžet koncem účetního období, kterého se dokument týká. Nepočítají se tedy ode dne vystavení dokladu, ale od posledního dne příslušného roku. Teprve po uplynutí celé lhůty smíte doklad zařadit ke skartaci.

S archivací souvisí i lhůta pro stanovení daně. Ta podle daňového řádu činí 3 roky a počíná běžet dnem, kdy uplynula lhůta pro podání řádného daňového přiznání. Za určitých okolností se prodlužuje, končí ale nejpozději uplynutím 10 let od svého počátku. Doklady tedy mohou být relevantní pro případnou daňovou kontrolu po celou tuto dobu.

Elektronická archivace dokladů

Daňové i účetní doklady lze uchovávat v elektronické podobě. Podmínkou je, aby byla po celou dobu archivace zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost dokladu. Jen tak má elektronický archiv stejnou váhu jako papírový.

U daňových dokladů platí ještě jedno pravidlo. Uchovatel se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku je musí uchovávat v tuzemsku. To neplatí, pokud je drží způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup, typicky v cloudovém úložišti dostupném odkudkoli.

Jak nastavit funkční digitální archiv:

• Ukládejte doklady ve formátu, který zůstane čitelný i za deset let (PDF/A místo proprietárních formátů).

• Zajistěte zálohu na druhém místě, aby ztráta jednoho úložiště neznamenala ztrátu archivu.

• Pojmenovávejte soubory přehledně podle data a typu dokladu, ať je v kontrole rychle najdete.

• Hlídejte přístupová práva, aby doklady nemohl změnit ani smazat někdo nepovolaný.

Skartační řízení a vyřazování dokumentů

Po uplynutí skartační lhůty nemůžete dokumenty jen tak vyhodit do koše. Vyřazování upravuje zákon o archivnictví a spisové službě a u některých subjektů vyžaduje skartační řízení. Obchodní společnosti a družstva (s výjimkou bytových družstev) mají povinnost vyjmenované dokumenty uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií.

Postup při vyřazování dokumentů:

1. Zkontrolujte, že u dokumentu uplynula nejdelší platná skartační lhůta.

2. Skartační řízení proveďte v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu.

3. U dokumentů podléhajících výběru archiválií umožněte příslušnému archivu jejich posouzení před zničením.

4. Zničte pouze ty doklady, u nichž je vyřazení potvrzené, a o skartaci si veďte záznam.

Po celou dobu archivace musí doklady zůstat čitelné, přehledně uspořádané a zabezpečené proti ztrátě, poškození nebo zneužití. Zároveň je musíte být schopni kdykoli předložit při kontrole. To platí pro papírové i elektronické dokumenty stejně.

Nejdůležitější body o archivaci firemních dokumentů

• Účetní doklady, knihy a soupisy uchovávejte 5 let.

• Účetní závěrku a výroční zprávu 10 let.

• Daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období.

• Mzdové listy 45 let (u poživatelů starobního důchodu 10 let).

• Lhůta začíná běžet koncem účetního období, kterého se dokument týká.

• Když se kryje víc lhůt, platí vždy ta nejdelší.

• Elektronická archivace je povolená při zajištění věrohodnosti, neporušenosti a čitelnosti.