Vzor faktury PDF
PDF je dnes standardní formát pro zasílání faktur – a to z dobrého důvodu. Dokument vypadá stejně na každém zařízení, příjemce ho nemůže jednoduše upravit a snadno se archivuje. Samotné PDF ale není nástroj na tvorbu faktur. Fakturu nejdřív vytvoříte v jiném programu a pak ji do PDF exportujete – nebo použijete FakturaOnline.cz, kde se PDF vygeneruje automaticky.
Proč posílat faktury právě jako PDF?
PDF (Portable Document Format) je pro fakturaci ideální formát, a to z několika důvodů:
Neměnnost – příjemce nemůže jednoduše přepsat částku, datum ani jiné údaje. Faktura v PDF slouží jako spolehlivý doklad pro obě strany.
Jednotný vzhled – na rozdíl od .docx nebo .xlsx se PDF zobrazí stejně na jakémkoli počítači, telefonu nebo tabletu. Žádné rozpadlé tabulky ani posunuté sloupce.
Snadná archivace – PDF soubory jsou kompaktní a dají se snadno třídit, zálohovat i prohledávat.
-
Univerzální kompatibilita – PDF otevře každý, bez ohledu na operační systém nebo nainstalovaný software. Nepotřebujete Word, Excel ani žádný jiný placený program.
Finanční úřad přijímá faktury v PDF jako plnohodnotné doklady. Pokud je máte bezpečně uložené a dostupné po zákonem stanovenou dobu, nemusíte uchovávat papírové kopie.
Jak fakturu v PDF vytvořit?
PDF samo o sobě neumožňuje fakturu sestavit. Existují tři základní cesty, jak k faktuře v PDF dojít:
1. Export z jiného programu
Fakturu vytvoříte v Excelu, Wordu nebo Google Docs a pak ji exportujete do PDF. V tomto případě však musíte hlídat formátování, výpočty i číselnou řadu sami.
2. Vyplnění PDF šablony
Na internetu najdete předpřipravené PDF formuláře, do kterých můžete údaje vepsat přímo. Hodí se pro jednorázové případy, ale pro pravidelnou fakturaci jsou nepraktické – nemají vzorce, automatické číslování ani evidenci.
3. Online fakturační nástroj
Služby jako FakturaOnline.cz vygenerují PDF automaticky. Vyplníte údaje, kliknete na tlačítko – a máte hotovou fakturu v PDF se vším, co má mít: správné výpočty, QR kód, profesionální vzhled a automatické uložení do archivu.
Pokud fakturujete pravidelně – byť jen několik faktur měsíčně – ruční tvorba PDF z Excelu nebo Wordu vás bude stát víc času, než kolik ušetříte oproti online nástroji.
Na co si dát pozor u faktur v PDF
PDF je nejbezpečnější formát pro odesílání faktur, ale i tak existuje pár věcí, které byste měli mít na paměti:
Kontrola před exportem – jakmile PDF vygenerujete, úpravy jsou složité. Vždy zkontrolujte všechny údaje ještě v původním souboru.
Kvalita exportu – při převodu z Excelu nebo Google Sheets se může rozpadnout rozložení tabulky. Zkontrolujte výsledné PDF, než ho odešlete.
Velikost souboru – pokud do faktury vkládáte logo ve vysokém rozlišení, může PDF narůst. Některé e-mailové servery omezují velikost příloh.
Editovatelná PDF – ne každé PDF je chráněné. Pokud ho vytvoříte jako formulář s vyplnitelnými poli, příjemce může údaje přepsat. Exportujte vždy jako statické (needitovatelelné) PDF.
Pozor!
Pokud fakturu vytváříte v Excelu, Wordu nebo Google Docs, vždy ji odešlete jako PDF – nikdy jako původní soubor (.xlsx, .docx, odkaz na Google dokument). Jen PDF zajistí, že příjemce uvidí přesně to, co jste vystavili.
Ve FakturaOnline.cz se o formát starat nemusíte. Každá faktura se automaticky uloží jako needitovatelné PDF s profesionálním vzhledem, správnými výpočty a QR kódem pro platbu – bez rizika, že se cestou k odběrateli cokoli změní.
Fakturujte jako profesionál.
Vaši zákazníci uvidí, že faktura odpovídá vaší značce.
Přidejte své logo, barvy značky nebo razítko během několika sekund. Editovatelné šablony si snadno přizpůsobíte podle svých potřeb.
Vaše logo a razítko na faktuře
Nahrajte své vlastní logo a udělejte každou fakturu profesionální.
Barvy podle vaší značky
Zvolte barvy vaší značky, aby faktury byly v souladu s identitou vašeho podnikání.
QR pro všechny vaše faktury
Dejte možnost svým zákazníkům rychle a jednoduše proplatit fakturu přes QR kód.
