Vzor faktury v Excel

Excel patří mezi nejrozšířenější nástroje v podnikání – a řada firem ho dodnes používá i k vystavování faktur. I když je tabulkový procesor skvělý na výpočty a evidenci, pro fakturaci má svá úskalí. Podíváme se na to, jak by měla faktura v Excelu vypadat, co musí obsahovat – a proč stále více podnikatelů přechází na FakturaOnline.cz jako rychlejší a spolehlivější způsob fakturace.

Vzor faktury PDF

Vzor faktury Google Sheets

Vzor faktury Word

Vzor faktury v Google Docs

Co musí faktura obsahovat?

Ať už fakturu vytváříte v Excelu nebo kdekoli jinde, musí splňovat zákonem stanovené náležitosti. Pokud je některá z nich vynechána, může odběratel doklad reklamovat a vy riskujete problémy při daňové kontrole.

Povinné náležitosti

Označení a číslo dokladu – jednoznačné označení (např. „Faktura č. 20250101") s unikátním číslem v rámci vaší číselné řady.
Údaje o dodavateli – název firmy nebo jméno OSVČ, adresa sídla, IČO a DIČ (je-li přiděleno).
Údaje o odběrateli – název, adresa, IČO a případně DIČ.
Datum vystavení – den, kdy byla faktura vytvořena.
Popis plnění – co fakturujete: název zboží nebo služby, množství, jednotková cena a celková cena za položku.
Celková částka k úhradě – součet všech položek. U plátce DPH rozepsaný na základ daně, výši DPH a celkem.

Doporučené náležitosti

Datum splatnosti – do kdy má odběratel zaplatit.
Platební údaje – číslo bankovního účtu (případně IBAN), variabilní symbol.
Forma úhrady – bankovní převod, hotovost, QR platba.
QR kód pro platbu – zrychlí úhradu přes mobilní bankovnictví

Na co si dát pozor při fakturaci v Excelu

Excel je mocný nástroj, ale při fakturaci má specifická úskalí, která můžou vést k chybám:

Zaokrouhlování – Excel může zaokrouhlovat jinak, než očekáváte. Haléřové rozdíly při fakturaci s DPH můžou způsobit problémy při účtování.
Rozbité vzorce – Při kopírování řádků se mohou posunout reference v buňkách. Vždy zkontrolujte, zda součty sedí.
Formátování při tisku/exportu – Co vypadá dobře na monitoru, se může při exportu do PDF rozpadnout. Zkontrolujte náhled tisku.
Ruční číslování – Bez systému se snadno stane, že dvě faktury dostanou stejné číslo nebo číslo v řadě přeskočíte.
Žádné automatické zálohy – Pokud soubor smažete nebo se poškodí, přijdete o evidenci.

Pozor!

Nikdy neposílejte fakturu jako .xlsx soubor. Odběratel by mohl omylem (nebo záměrně) změnit údaje. Vždy exportujte do PDF.

S FakturaOnline.cz tohle řešit nemusíte. Každá faktura se automaticky generuje jako PDF, které nejde dodatečně upravit. Odběratel dostane vždy přesně to, co jste vystavili – bez rizika, že se cestou něco změní. A vy máte všechny doklady bezpečně uložené v cloudu, takže se nemusíte bát ani o zálohy.