Jak správně vystavit fakturu
Co je faktura a k čemu slouží
Faktura je účetní doklad potvrzující, že mezi dodavatelem a odběratelem proběhlo obchodní plnění — tedy dodání zboží nebo poskytnutí služby. Na rozdíl od příjmového pokladního dokladu nebo smlouvy je faktura primárním podkladem pro daňovou evidenci obou stran.
Musí být vystavena pravdivě, včas a úplně. Chybějící nebo nesprávný údaj může znamenat problém nejen pro vás, ale i pro vašeho odběratele — například neuznání odpočtu DPH na jeho straně.
Kdy musíte fakturu vystavit:
Nejpozději do 15 dnů od uskutečnění zdanitelného plnění.
Při přijetí zálohy — pokud jste plátce DPH.
Při dodání zboží nebo služby do jiného státu EU.
Povinné náležitosti faktury
Co faktura musí obsahovat závisí na tom, zda jste plátce nebo neplátce DPH. Základní údaje jsou ale společné pro všechny.
Společné náležitosti pro všechny podnikatele
Identifikace dodavatele a odběratele — jméno a příjmení (u OSVČ), název firmy, sídlo, IČO.
Označení registru — např. živnostenský nebo obchodní rejstřík.
Číslo dokladu — musí být jedinečné, faktury číslujete v řadě.
Datum vystavení.
Datum splatnosti.
Popis plnění — co bylo dodáno nebo jaká služba byla poskytnuta.
Částka k úhradě a způsob platby.
Další povinné údaje pro plátce DPH
DIČ dodavatele i odběratele (pokud je odběratel také plátce).
Datum uskutečněného zdanitelného plnění (DUZP) — viz níže.
Základ daně, sazba DPH a výše daně — zvlášť pro každou sazbu.
Celková částka včetně DPH.
Případně zvláštní režim DPH — např. přenesení daňové povinnosti nebo režim jednoho správního místa (OSS).
Identifikovaná osoba
Identifikovaná osoba (IO) je podnikatel, který není plátcem DPH, ale má povinnost přiznat daň z určitých přeshraničních plnění — například při nákupu služeb od zahraničního dodavatele (Google Ads, Meta). IO vystavuje faktury jako neplátce, ale u přeshraničních plnění uvádí DIČ a sleduje specifická pravidla.
Chyby na faktuře mohou mít vážné následky:
Chybějící nebo nesprávné DIČ → neuznání nároku na odpočet DPH na straně odběratele.
Nesprávné DUZP → plnění vstoupí do špatného zdaňovacího období.
Nečitelná nebo neúplná faktura → pokuta až 50 000 Kč.
Co je DUZP a proč na něm záleží
Datum uskutečněného zdanitelného plnění (DUZP) je datum, kdy reálně došlo k dodání zboží nebo poskytnutí služby. Není to datum vystavení faktury ani datum, kdy vám odběratel zaplatil.
Toto rozlišení je zásadní — zejména pro plátce DPH, protože DUZP určuje, do kterého zdaňovacího období plnění patří a kdy musíte DPH přiznat a odvést.
Příklad: DUZP v praxi
Dokončíte zakázku 28. března. Fakturu vystavíte 3. dubna a odběratel zaplatí 15. dubna.
DUZP je 28. března — plnění patří do březnového zdaňovacího období, ne do dubna. Pokud jako plátce DPH uvedete na faktuře chybné DUZP, přiznáte daň ve špatném měsíci.
Jak správně určit DUZP
Dodání zboží — datum předání zboží odběrateli.
Poskytnutí služby — datum, kdy byla služba dokončena a předána.
Dlouhodobá zakázka — datum dílčího plnění nebo datum dokončení celé zakázky podle smlouvy.
Opakující se plnění (např. měsíční paušál) — obvykle poslední den období, za které fakturujete.
Přijetí zálohy — záloha sama o sobě DUZP nevytváří. DUZP nastane až při skutečném plnění.
Tři data na faktuře — a jak se liší
Na faktuře se mohou objevit až tři různá data, která mají každé jiný účel. Jejich záměna je jednou z nejčastějších chyb.
Datum |
Co znamená |
Kdo ho povinně uvádí |
|---|---|---|
Datum vystavení |
Den, kdy byla faktura vytvořena a odeslána |
Všichni |
DUZP |
Den, kdy reálně proběhlo plnění (dodání zboží / dokončení služby) |
Plátci DPH (povinně) |
Datum splatnosti |
Den, do kdy má odběratel zaplatit |
Všichni |
Zjednodušený daňový doklad
Zákon umožňuje v určitých situacích vystavit zjednodušenou fakturu — například při prodeji do 10 000 Kč včetně DPH nebo při platbě kartou. Takový doklad nemusí obsahovat všechny náležitosti běžné faktury (například DIČ odběratele), ale musí stále umožňovat správné určení daně. Zjednodušený daňový doklad nelze vystavit při dodání do jiného státu EU nebo při přenesení daňové povinnosti.
Archivace faktur
Faktury jste povinni archivovat po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Platí to pro papírové i elektronické faktury — důležité je, aby byl doklad čitelný a prokazatelně autentický po celou dobu archivace.
Víte, jak se vaše faktury promítají do obratu pro paušální daň a DPH? Jak se počítá obrat a jaké limity sledovat — a pokud chcete mít přehled automaticky, FakturaOnline umí hlídat váš obrat za vás.
Elektronická fakturace
Online fakturace je dnes nejrychlejší způsob, jak vystavovat a spravovat faktury. Oproti ručnímu vyplňování šetří čas, snižuje riziko chyb a usnadňuje archivaci.
Co online fakturace řeší za vás:
Automatické vyplnění údajů odběratele podle IČO.
Správné číslování faktur v řadě.
Odeslání faktury e-mailem přímo z aplikace.
Přehledná archivace všech dokladů na jednom místě.
Vystavení faktur pro plátce i neplátce DPH.
Co když vystavím fakturu dřív, než dodám zboží nebo službu?
Datum vystavení faktury a DUZP se mohou lišit. Faktura může být vystavena až 15 dní před uskutečněním plnění i po něm. Důležité je, aby DUZP odpovídalo skutečnému dni dodání — ne dni vystavení.
Jak určím DUZP u dlouhodobé zakázky?
U zakázek trvajících více měsíců záleží na tom, jak máte nastavena dílčí plnění. Pokud fakturujete průběžně, DUZP je datum každého dílčího předání. Pokud fakturujete jednorázově po dokončení, DUZP je datum předání celého díla.
Počítá se přijatá záloha do obratu?
Ne. Záloha je platba předem za plnění, které ještě nenastalo. Do obratu se záloha nezapočítává. Do obratu vstupuje až samotné uskutečněné plnění.
Jak dlouho musím faktury archivovat?
Faktury jsou povinně archivovány po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Platí to pro papírové i elektronické doklady.
Mohu vystavit fakturu bez IČO odběratele?
Ano, pokud fakturujete fyzické osobě — nepodnikateli, IČO neuvádíte. Pokud fakturujete podnikateli nebo firmě, IČO odběratele na faktuře být má, i když zákon ho explicitně nevyžaduje. Pomáhá to předejít sporům a usnadňuje odběrateli evidenci.
Co je identifikovaná osoba a jak vystavuje faktury?
Identifikovaná osoba (IO) je podnikatel, který není plátcem DPH, ale má povinnost přiznat daň z určitých přeshraničních plnění — například při nákupu reklamy od Googlu nebo Mety. Faktury tuzemským odběratelům vystavuje jako neplátce. U přeshraničních plnění uvádí DIČ a postupuje podle specifických pravidel.
Jaký je rozdíl mezi fakturou a proforma fakturou?
Proforma faktura není účetním dokladem — nemá právní ani daňový účinek. Slouží jako výzva k platbě nebo potvrzení podmínek před uskutečněním plnění. Daňová faktura se vystavuje až po uskutečnění plnění nebo přijetí zálohy (u plátců DPH).