Archivace faktur: jak dlouho je uchovávat a na co si dát pozor
Proč je archivace faktur povinná
Faktury – ať už vystavené nebo přijaté – jsou klíčovým důkazním materiálem o vašem podnikání. Finanční úřad na jejich základě zpětně kontroluje, zda jste správně vykázali příjmy, výdaje a případně DPH. Bez faktur nemáte čím prokázat oprávněnost svých daňových odpočtů ani správnost přiznání.
Zároveň faktury slouží i vám – při reklamacích, obchodních sporech nebo nesrovnalostech s odběrateli a dodavateli. Proto se vyplatí brát archivaci vážně od prvního dne podnikání.
Jak dlouho archivovat faktury
Archivační lhůta se liší podle toho, v jakém režimu podnikáte. Není to jedna univerzální doba pro všechny.
Plátci DPH – 10 let
Pokud jste plátce DPH (nebo identifikovaná osoba), vaše faktury jsou zároveň daňovými doklady. Ty musíte uchovávat 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
Vystavíte fakturu s DPH v červnu 2026. Pokud máte měsíční zdaňovací období, lhůta běží od konce června 2026. Fakturu tedy musíte archivovat do konce června 2036.
Tato lhůta platí pro všechny daňové doklady – běžné faktury, zjednodušené daňové doklady, doklady o přijetí platby i opravné daňové doklady.
Neplátci DPH, kteří vedou daňovou evidenci – 3 roky (ale pozor na výjimky)
Pokud nejste plátce DPH a vedete daňovou evidenci (nebo uplatňujete paušální výdaje), archivujete faktury minimálně 3 roky. Lhůta začíná běžet od posledního dne termínu pro podání daňového přiznání za příslušné období.
Tříletá lhůta se prodlužuje, pokud: vykážete daňovou ztrátu (pak je lhůta 8 let), podáte dodatečné daňové přiznání, nebo probíhá daňová kontrola. Maximálně se může natáhnout až na 10 let.
Neplátci DPH, kteří vedou účetnictví – 5 let
Vedete-li účetnictví (ať už dobrovolně, nebo povinně jako s.r.o.), vaše faktury spadají mezi účetní doklady. Ty se archivují 5 let od konce účetního období, kterého se týkají.
Přehled lhůt pro archivaci faktur:
Vaše situace |
Lhůta |
Odkdy se počítá |
|---|---|---|
Plátce DPH |
10 let |
Od konce zdaňovacího období |
Neplátce DPH, daňová evidence |
min. 3 roky |
Od termínu pro podání přiznání |
Neplátce DPH, vede účetnictví |
5 let |
Od konce účetního období |
Paušální daň (neplátce DPH) |
min. 3 roky |
Od termínu pro podání přiznání |
[/HIGHLIGHT BOX] |
Podrobný přehled archivačních lhůt pro všechny typy dokladů (účetní závěrky, mzdové listy, smlouvy, archiválie) najdete v našem článku Účetní dokumentace: Co musíte archivovat a jak dlouho.
Jak správně archivovat faktury
Zákon umožňuje uchovávat faktury v papírové i elektronické podobě. Můžete obě formy i kombinovat (smíšená archivace).
Papírová archivace
Šanony, archivační krabice a vyhrazená místnost – klasika, která funguje. Má ale svá rizika: zabírá stále víc prostoru, papír může poškodit požár nebo voda, a termopapírové účtenky postupem času blednou. Pokud fakturujete hodně, brzy narazíte na limity.
Elektronická archivace
Oblíbenější a praktičtější varianta, která ale vyžaduje dodržení třech podmínek:
Věrohodnost původu – musí být jasné, kdo fakturu vystavil. Zajistíte elektronickým podpisem nebo uznávanou elektronickou pečetí.
Neporušitelnost obsahu – obsah nesmí být dodatečně měněn. K tomu slouží kvalifikované časové razítko.
Čitelnost – faktura musí být kdykoli čitelná. Doporučený formát je PDF/A – celosvětový standard pro dlouhodobou archivaci.
Kvalifikované časové razítko má platnost 5 let. Před vypršením musíte dokumenty opatřit novým razítkem (tzv. přerazítkování). Bez toho mohou ztratit průkazní hodnotu.
Nejjednodušší cesta, jak splnit všechny podmínky? Používejte online fakturační nástroj, který faktury automaticky ukládá a zálohuje. Ve FakturaOnline.cz máte všechny vystavené i přijaté faktury bezpečně uložené v cloudu a můžete je kdykoli hromadně exportovat.
Kde uchovávat elektronické faktury
Doklady musí být uchovávány na území ČR nebo s nepřetržitým dálkovým přístupem. Pokud je uchováváte v zahraničí (např. zahraniční cloud), musíte to oznámit správci daně a zajistit přístup v reálném čase.
V praxi máte na výběr: disk počítače, externí hardware, firemní server, cloudové úložiště nebo online fakturační systém. Důležité je zálohovat na více místech – pokud data ztratíte a nemáte zálohu, je to porušení archivační povinnosti.
Nejčastější chyby při archivaci faktur
Řada podnikatelů archivaci podceňuje, dokud nepřijde kontrola. Vyvarujte se těchto chyb:
Faktury pouze v e-mailu. Samotný e-mail nezaručuje věrohodnost ani neporušitelnost. Fakturu si uložte jako samostatný soubor ve formátu PDF/A.
Skenování bez splnění podmínek. Naskenovat papírovou fakturu nestačí – sken musí být opatřen elektronickým podpisem a časovým razítkem, jinak nemá plnou důkazní hodnotu.
Žádná záloha. Jeden disk, jeden šanon – a když se něco stane, přijdete o vše. Vždy mějte druhou kopii.
Archivace jen vystavených faktur. Povinnost se vztahuje i na přijaté faktury. Pokud nakupujete a uplatňujete výdaje, musíte mít doklady o nákupech.
Co hrozí za porušení archivační povinnosti
Sankce za nedodržení archivačních lhůt mohou být citelné:
Finanční úřad vám může udělit pokutu až do výše 3 % hodnoty aktiv vašeho podniku – u firmy s aktivy v řádu milionů jde o vysokou částku. Pokud při daňové kontrole neprokážete výdaje, hrozí doměření daně plus penále 20 % z doměřené částky. A obchodní korporace, které zničí dokumenty bez souhlasu státního archivu, riskují pokutu až 250 000 Kč.
Živnostník – plátce DPH – při stěhování vyhodí krabici se starými fakturami z roku 2020. V roce 2026 přijde kontrola z finančního úřadu a požaduje doklady. Jenže lhůta 10 let ještě neuplynula (běží do roku 2030). Výsledek: doměření DPH a penále. Poučení: před skartací si vždy spočítejte, zda lhůta skutečně uplynula.
Kdy můžete faktury vyhodit
Po uplynutí archivační lhůty můžete faktury bezpečně zlikvidovat. U papírových doporučujeme skartaci, u elektronických trvalé smazání bez možnosti obnovení.
Než ale cokoliv zlikvidujete, ověřte si:
Že neprobíhá daňová kontrola ani jiné řízení, které by lhůtu prodloužilo.
Že nevykazujete daňovou ztrátu, která archivační dobu natahuje.
Že jste jako s.r.o. nebo a.s. nepovinni nabídnout dokumenty archivu (to se ale typicky týká účetních závěrek a zakladatelských dokumentů, ne běžných faktur).
Běžné faktury OSVČ i firem můžete po uplynutí lhůty bez problémů skartovat – žádné povolení k tomu nepotřebujete.
Samotné daňové přiznání archivovat nemusíte. Povinně ale uchováváte podklady, na jejichž základě jste ho vyplnili – tedy hlavně faktury a bankovní výpisy.
Nejčastější otázky k archivaci faktur
Musím archivovat faktury, i když jsem v režimu paušální daně?
Ano. Paušální daň vás archivační povinnosti nezbavuje. I paušalisté musí mít doklady k dispozici pro případnou kontrolu finančního úřadu.
Vztahuje se archivační povinnost i na proforma faktury?
Proforma faktura není účetní ani daňový doklad – je to v podstatě výzva k platbě. Archivační povinnost se na ni přímo nevztahuje. Přesto doporučujeme si ji uchovávat alespoň po dobu obchodního vztahu, protože může posloužit jako důkaz při sporech.
Stačí mít faktury uložené v e-mailu?
Ne. E-mail sám o sobě negarantuje neporušitelnost obsahu. Fakturu uložte zvlášť ve formátu PDF/A a ideálně ji opatřete elektronickým podpisem a časovým razítkem.
Můžu vyhodit papírové faktury po naskenování?
V zásadě ano, ale naskenovaná verze musí splňovat podmínky elektronické archivace – věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost. Pokud si tím nejste jistí, raději ponechte obě verze.
Archivuji i faktury, které odběratel nezaplatil?
Ano. Archivační povinnost se vztahuje na všechny vystavené i přijaté faktury bez ohledu na to, zda byly uhrazeny.
Co dělat, když faktury ztratím (požár, povodeň)?
Ihned nahlaste událost finančnímu úřadu a přiložte policejní protokol. Pokuste se zrekonstruovat doklady – kontaktujte dodavatele a odběratele, vyžádejte si kopie faktur a bankovní výpisy.
Musí být faktury archivované v češtině?
Daňové doklady pro účely DPH musí být uchovávány v češtině, případně musíte mít zajištěn překlad. U faktur v rámci daňové evidence zákon výslovnou jazykovou podmínku nestanoví, ale pro případnou kontrolu je český doklad vždy bezpečnější.
Jak poznat, kdy archivační lhůta vypršela?
Spočítejte si ji od konce příslušného zdaňovacího nebo účetního období. Plátci DPH přičtou 10 let, účetní jednotky 5 let, ostatní OSVČ minimálně 3 roky od termínu podání přiznání. Před skartací si ověřte, že neprobíhá kontrola.
