E-fakturace: co to je, jak funguje a kdy je povinná

Co je e-fakturace

E-fakturace (elektronická fakturace) je vystavení, předání a přijetí faktury ve strukturovaném elektronickém formátu, který umožňuje její automatické zpracování na straně odběratele. Takto ji vymezuje evropská směrnice o elektronické fakturaci i Ministerstvo financí ČR.

Klíčové slovo je strukturovaný. Údaje z faktury – dodavatel, odběratel, položky, sazby DPH, částky – jsou v souboru uloženy jako samostatná datová pole, ne jako obraz textu. Počítač je proto umí přečíst a zpracovat bez lidského zásahu.

Většina podnikatelů dnes posílá faktury v PDF, které zákon uznává jako daňový doklad. Z pohledu e-fakturace jde ale jen o elektronickou podobu papíru.

Jak e-fakturace funguje

Postup je stejný jako u papírové faktury, jen bez ručního přepisování:

1. Dodavatel vystaví fakturu ve fakturačním nebo účetním programu.

2. Program ji uloží jako strukturovaný soubor (například ISDOC nebo XML podle normy EN 16931).

3. Soubor se předá odběrateli – e-mailem, datovou schránkou, přes API nebo síť pro výměnu e-faktur.

4. Program odběratele soubor načte, zkontroluje údaje a založí přijatou fakturu.

5. Obě strany doklad archivují elektronicky.

Výsledkem je méně chyb, rychlejší zaúčtování a obvykle i rychlejší platba.

Formáty e-faktur používané v Česku

• ISDOC / ISDOCX – český národní formát, který podporuje většina tuzemských účetních programů. Státní správa přijímá verzi 5.2 a vyšší.

• UBL 2.1 a UN/CEFACT CII – dvě syntaxe evropské normy EN 16931, které se používají při fakturaci veřejným institucím a v obchodu v rámci EU.

Před prvním odesláním si vždy ověřte, jaký formát odběratel umí přijmout.

Co vyžaduje zákon

Zákon o DPH staví elektronický a papírový daňový doklad na roveň. Pro elektronickou podobu platí tři podmínky:

• Souhlas odběratele. S elektronickou fakturou musí odběratel souhlasit. Stačí i tichý souhlas – například to, že fakturu zaúčtuje.

• Věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Od vystavení až do konce archivace musí být zřejmé, kdo doklad vystavil a že nebyl změněn. Zajistí to auditní stopa (smlouva, objednávka, doklad o platbě), uznávaný elektronický podpis či pečeť, nebo výměna dat přes EDI.

• Archivace 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo – spolu s daty, která věrohodnost a neporušenost prokazují. Podrobné lhůty pro archivaci dokladů se liší podle typu dokumentu.

Kdy je e-fakturace povinná

Plošná povinnost e-fakturace mezi podnikateli v Česku zatím zavedena není. Se strukturovanou e-fakturou se ale setkáte ve dvou situacích:

• Faktury pro stát a veřejné zadavatele. Veřejní zadavatelé musí e-faktury podle normy EN 16931 přijímat a zpracovat – zadavatelé v kategorii Česká republika a ČNB od 1. 4. 2019, ostatní zadavatelé od 1. 4. 2020. Ústřední orgány státní správy navíc přijímají formát ISDOC. Dodavatel tedy e-fakturu poslat může a úřad ji nesmí odmítnout kvůli formě.

• Obchod v rámci EU od 1. 7. 2030. Evropská reforma ViDA zavede povinnou strukturovanou e-fakturu pro dodání zboží a služeb plátcům DPH v jiných členských státech.

Výhody a rizika e-fakturace

Výhody:

• odpadá přepisování údajů, a tím i většina chyb,

• faktura se zaúčtuje během minut, ne dnů,

• levná archivace a rychlé dohledání dokladu,

• jednodušší kontrola – auditní stopa vzniká automaticky.

Na co si dát pozor:

• kompatibilita formátů – ISDOC a EN 16931 nejsou totéž,

• správnost kmenových údajů – automatické kontroly porovnávají IČO, DIČ a adresy a chybný doklad odmítnou,

• věrohodnost a neporušenost musíte prokázat po celou dobu archivace, ne jen při odeslání.