Papírová, nebo elektronická faktura? Co říká zákon

Papírová a elektronická faktura mají stejnou váhu

Zákon o DPH staví daňový doklad v elektronické podobě na roveň papírovému. Je tedy na vás, kterou formu zvolíte. Obě ale musí obsahovat stejné údaje a splnit stejné podmínky po celou dobu, kdy je uchováváte.

Elektronická faktura je doklad, který vystavíte a předáte elektronicky:

• PDF poslané e-mailem nebo datovou schránkou,

• strukturovaná e-faktura, tedy datový soubor (například ve formátu ISDOC), který si účetní program načte sám.

Co zákon vyžaduje

Pro obě formy platí:

• Stejné náležitosti. Forma nemění obsah. Povinné údaje na faktuře se řídí hlavně tím, zda jste plátce DPH.

• Věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Od vystavení až do konce lhůty pro uchovávání musí být jasné, kdo doklad vystavil, že ho nikdo nezměnil a že se dá přečíst.

U elektronické faktury navíc platí:

• Souhlas odběratele. Stačí i tichý souhlas, tedy že odběratel fakturu přijme a zaúčtuje.

• Prokazatelný původ a obsah. Zajistíte je auditní stopou (doklad jde spojit s objednávkou, smlouvou a platbou), uznávaným elektronickým podpisem nebo pečetí, případně elektronickou výměnou dat (EDI).

• Uchování ověřovacích dat. Spolu s fakturou archivujete i data, která věrohodnost a neporušenost prokazují.

Lhůty pro uchovávání faktur jsou pro papírovou i elektronickou podobu stejné:

• daňové doklady se uchovávají 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo,

• účetní doklady se uchovávají 5 let od konce účetního období, kterého se týkají.

Papírová faktura: výhody a nevýhody

Výhody

• Nevyžaduje techniku ani souhlas odběratele.

• Hodí se pro odběratele, kteří s elektronickými doklady nepracují.

Nevýhody

• Náklady na tisk, obálky a poštovné.

• Doručení trvá dny, a tím se oddaluje i platba.

• Riziko ztráty nebo poškození vodou či ohněm.

• Archiv zabírá místo po celou dobu uchovávání.

• Údaje se do účetnictví přepisují ručně.

Elektronická faktura: výhody a nevýhody

Výhody

• Doručení během chvíle, takže odběratel může zaplatit dřív.

• Žádné náklady na tisk a poštu.

• Snadné vyhledání a zálohování.

• U strukturované e-faktury odpadá přepisování a s ním i většina chyb.

Nevýhody

• Potřebujete souhlas odběratele.

• Věrohodnost a neporušenost musíte umět prokázat po celou dobu archivace.

• Bez zálohy hrozí ztráta dat.

• E-mailem chodí i podvodné faktury, které napodobují skutečné dodavatele.

Kdy je elektronická faktura povinná

Mezi podnikateli v Česku plošná povinnost zatím není. Výjimkou jsou veřejní zadavatelé: e-faktury podle evropské normy musí přijímat a zpracovat. Evropská unie v rámci balíčku ViDA počítá s povinnou strukturovanou e-fakturací, nejdříve u přeshraničních plnění mezi plátci DPH.

Kterou formu zvolit

• Elektronická se vyplatí většině podnikatelů, protože je rychlejší, levnější a snáz se archivuje.

• Papírová má smysl u odběratelů, kteří elektronickou formu odmítnou.

• Kombinace je možná. Papírový doklad můžete převést do elektronické podoby a originál skartovat, pokud převod zachová věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost.