FakturaOnline.cz umožňuje vytvoření vlastních šablon e-mailů pro odesílání faktur, upomínkových zpráv a děkovných e-mailů. Tato funkce vám zjednoduší fakturaci a umožní vytvořit si textaci e-mailů přesně podle vašich preferencí.

Vytvoření šablon e-mailů

Vytvoření šablon e-mailů je snadné, intuitivní a umožní vám to automatizovat komunikaci s odběrateli. Stačí přejít do sekce Můj účet a vybrat možnost Šablony e-mailů.

Snímek obrazovky 2025-04-27 v 16.08.46.png

Výběr typu šablony

V horní liště následně zvolíte, kterou šablonu e-mailu chcete vytvořit. FakturaOnline.cz nabízí tři druhy šablon:

  • 📄 odeslání faktury e-mailem - zpráva doprovázející fakturu

  • ⚠️ upomínku - zpráva, kterou odešlete při opožděné platbě

  • ✅ děkovnou zprávu - zpráva, kterou odešlete po zaplacení faktury

Jednoduše klikněte na typ šablony, který potřebujete nastavit.

Vytvoření šablony e-mailu

Úprava šablony

V editoru šablony máte pro úpravu k dispozici:

  • Předmět e-mailu – krátký text, který odběratel uvidí v předmětu zprávy

  • Text e-mailu – hlavní část zprávy, kde můžete komunikovat podle potřeby

Text můžete libovolně upravit.
FakturaOnline.cz navíc umožňuje vložit automaticky doplňované kolonky podle údajů na konkrétní faktuře, například:

  • číslo faktury

  • datum splatnosti

  • celkovou cenu

  • platební údaje

Je důležité mít přehled o kontaktech a jejich údajích. V článku Správa kontaktů vám pomůže se správným nastavením.

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.info_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Náhled e-mailu

Kdykoliv během úprav můžete kliknout na tlačítko Náhled.
Zobrazí se vám ukázka, jak bude e-mail vypadat při skutečném odeslání.

Díky náhledu snadno zkontrolujete:

  • správné doplnění údajů

  • vzhled a formátování textu

  • celkový dojem zprávy

Po dokončení úprav pak stačí stisknout tlačítko Uložit a vaše e-mailová šablona bude připravena k použití.

Snímek obrazovky 2025-04-27 v 16.44.53.png

📄 Odeslání faktury

Při odeslání faktury e-mailem stačí vyplnit e-mail odběratele a odeslat vámi vytvořenou šablonu. Vaše faktura bude odeslána s přednastaveným textem i automaticky doplněnými údaji.

Snímek obrazovky 2025-04-27 v 15.34.27.png

⚠️ Odeslání upomínky

V sekci Vystavené faktury můžete dle stavu faktur využívat připravené šablony e-mailů.

  • Najděte fakturu, která je po splatnosti

  • Klikněte na ikonu "odeslat" vedle faktury

  • Vyberte šablonu Upomínka a odešlete ji odběrateli

Tím rychle připomenete odběrateli jeho závazek.

✅ Odeslání děkovné zprávy

Pokud se jedná o fakturu, která byla již zaplacena, stačí jednoduše kliknout na ikonu e-mailu a rychle a snadno odběrateli odeslat připravenou děkovnou zprávu.

  • Otevřete sekci Vystavené faktury

  • Klikněte na ikonu "odeslat" u zaplacené faktury

  • Vyberte šablonu Děkovná zpráva a odešlete ji

Poděkování za platbu pomáhá budovat dobré vztahy se zákazníky.

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.tip_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Nejste si jistí, co znamenají jednotlivé stavy faktur? Podívejte se na náš článek Stavy faktur, kde najdete všechny potřebné informace přehledně na jednom místě.