Jak pozdě může být faktura vystavena a zůstat platná?
Lhůta pro vystavení faktury: plátce vs. neplátce DPH
Odpověď na otázku, jak pozdě můžete fakturu vystavit, závisí hlavně na tom, zda jste plátce DPH.
Plátce DPH má ze zákona o DPH povinnost vystavit fakturu (daňový doklad) do 15 dnů od data uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP). DUZP je zpravidla den, kdy jste dodali zboží nebo poskytli službu. Tuto lhůtu je nutné dodržet – její překročení je porušení zákona.
Neplátce DPH nemá zákonem stanovenou konkrétní lhůtu pro vystavení faktury. To ale neznamená, že můžete fakturovat bez omezení. Čím déle s vystavením otálíte, tím více riskujete problémy s promlčením pohledávky a komplikace ve vztahu s klientem.
Pozor:
Lhůtu 15 dnů pro vystavení faktury u plátce DPH zaměňuje spousta podnikatelů se splatností faktury. Jsou to dvě různé věci – splatnost určuje, dokdy má odběratel zaplatit, zatímco lhůta pro vystavení říká, dokdy musíte fakturu vytvořit a odeslat.
Co se stane, když fakturu vystavíte pozdě?
Plátce DPH: riziko pokuty
Pokud jako plátce DPH vystavíte fakturu po zákonné lhůtě 15 dnů od DUZP, porušujete zákon o DPH. Finanční úřad vám za to může uložit pokutu za nesplnění povinnosti nepeněžité povahy – a ta může dosáhnout až 500 000 Kč.
V praxi finanční úřad nechodí kontrolovat každou fakturu. Problémy ale nastávají zejména v těchto situacích:
Při daňové kontrole se zjistí systematické pozdní vystavování faktur.
Opožděně vystavená faktura vyvolá nesoulad v kontrolním hlášení – vaše údaje se neshodnou s údaji odběratele.
Musíte podávat dodatečné kontrolní hlášení nebo dodatečné přiznání k DPH, což přitahuje pozornost správce daně.
I když fakturu vystavíte pozdě, DPH musíte přiznat vždy v tom zdaňovacím období, do kterého spadá DUZP – ne v období, kdy fakturu vystavíte. Pozdní vystavení faktury vás nezbavuje povinnosti odvést daň včas.
Neplátce DPH: riziko promlčení
U neplátce DPH nehrozí přímá pokuta za pozdní vystavení faktury. Hlavní riziko je jiné – promlčení pohledávky.
Obecná promlčecí lhůta v Česku činí 3 roky. A pozor na důležitou změnu v právním výkladu: Nejvyšší soud ve svém rozhodnutí z roku 2023 stanovil, že promlčecí lhůta začíná běžet už ode dne, kdy jste mohli fakturu poprvé vystavit (typicky ode dne dodání zboží nebo služby) – nikoli ode dne, kdy jste ji skutečně vystavili.
To v praxi znamená: Pokud jste dodali službu v lednu 2024 a fakturu vystavíte až v lednu 2025, promlčecí lhůta běží už rok – zbývají vám jen 2 roky na případné vymáhání. Kdybyste otáleli příliš dlouho, pohledávka se může promlčet dříve, než se vůbec stane splatnou.
Platnost opožděné faktury
Dobrá zpráva: i pozdě vystavená faktura je platná. Pozdní vystavení samo o sobě neznamená, že fakturu nemůžete odeslat nebo že ji klient nemusí zaplatit.
Platnost faktury závisí především na tom, zda:
obsahuje všechny zákonem požadované náležitosti,
odpovídá skutečně dodanému zboží nebo poskytnuté službě,
nedošlo k promlčení pohledávky.
Příklad:
Grafička Marie dokončila zakázku na webdesign v březnu, ale kvůli vytížení na fakturu zapomněla. Fakturu vystavila až v červnu – tedy o 3 měsíce později. Faktura je platná a klient je povinen ji zaplatit. Marie ale musí počítat s tím, že promlčecí lhůta její pohledávky běží už od března. Jako neplátce DPH jí za pozdní vystavení nehrozí pokuta, ale měla by fakturu odeslat co nejdříve a hlídat si, aby pohledávku případně vymáhala včas.
Jak správně vystavit opožděnou fakturu
Pokud jste se s fakturací opozdili, postupujte takto:
Zkontrolujte smluvní podmínky. Pokud máte s klientem smlouvu, podívejte se, zda neobsahuje lhůtu pro vystavení faktury. Její nedodržení by mohlo být porušením smlouvy.
Nastavte správné datum. U plátce DPH je DUZP stále den skutečného dodání – i když fakturu vystavujete o měsíc později. Datum vystavení bude aktuální, ale DUZP musí odpovídat realitě.
Komunikujte s klientem. Stručně klienta informujte o zpoždění. Nemusíte se rozsáhle omlouvat, ale krátká zpráva typu „posílám fakturu za zakázku z března, omlouvám se za zpoždění" pomůže udržet dobrý vztah.
Evidujte si vše. Uschovejte si veškerou komunikaci – e-maily, potvrzení o dodání. Kdyby později došlo ke sporu, budete mít důkazy.
Nejjednodušší prevencí je vystavovat faktury ihned po dodání zboží nebo služby. Online fakturační nástroje, jako je FakturaOnline, vám umožní vystavit fakturu doslova během pár kliknutí – třeba i z mobilu hned po dokončení zakázky.
Splatnost faktury vs. lhůta pro vystavení: jaký je rozdíl?
Tyto dva pojmy si podnikatelé často pletou, proto si je pojďme jasně odlišit.
Lhůta pro vystavení faktury – do kdy musíte fakturu vytvořit po dodání zboží/služby. U plátce DPH je to 15 dní od DUZP. U neplátce žádná konkrétní lhůta neexistuje.
Splatnost faktury – dokdy musí odběratel fakturu zaplatit. Pokud si ji nesjednáte jinak, platí ze zákona 30 dní od doručení faktury. Maximální splatnost, kterou si můžete dohodnout, je zpravidla 60 dní – delší je možná jen tehdy, pokud to není vůči věřiteli hrubě nespravedlivé.
Splatnost faktury nemusí být na faktuře uvedena – pokud tam není, automaticky platí zákonných 30 dní. Přesto ji vždy doporučujeme uvádět, abyste měli jasno vy i váš klient. Běžná praxe v Česku je splatnost 14 dní.
Často kladené otázky
Může mi klient odmítnout zaplatit fakturu, protože jsem ji vystavil pozdě?
Ne. Pozdní vystavení faktury neznamená, že je neplatná. Klient je stále povinen zaplatit za dodané zboží nebo službu. Pokud ale máte ve smlouvě konkrétní lhůtu pro fakturaci a tu porušíte, klient by mohl argumentovat porušením smlouvy – záleží na znění dohody.
Jaká je zákonná lhůta pro vystavení faktury?
Plátce DPH musí vystavit fakturu do 15 dnů od DUZP. Neplátce DPH nemá zákonem stanovenou přesnou lhůtu, ale doporučuje se fakturovat co nejdříve po dodání.
Co je DUZP a proč je důležité?
DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) je den, kdy jste dodali zboží nebo poskytli službu. Od tohoto data se odvíjí lhůta pro vystavení faktury, povinnost přiznat DPH a také začátek běhu promlčecí lhůty.
Může se pohledávka promlčet, i když jsem fakturu ještě nevystavil?
Ano. Podle rozhodnutí Nejvyššího soudu z roku 2023 promlčecí lhůta běží od chvíle, kdy jste mohli poprvé požádat o zaplacení – tedy typicky od dodání zboží nebo služby, bez ohledu na to, kdy fakturu vystavíte.
Jaká pokuta hrozí za pozdní vystavení faktury?
Plátci DPH hrozí pokuta za nesplnění nepeněžité povinnosti až do výše 500 000 Kč. Neplátci DPH přímá pokuta za pozdní vystavení nehrozí.
Mohu vystavit fakturu i po roce od dodání služby?
Technicky ano – faktura bude platná. Prakticky ale riskujete, že klient nebude ochoten platit, a výrazně si zkracujete čas na případné soudní vymáhání (promlčecí lhůta je 3 roky).
Jak se liší datum vystavení a datum splatnosti faktury?
Datum vystavení je den, kdy jste fakturu vytvořili. Datum splatnosti je den, do kdy ji má klient zaplatit. Jsou to dva různé údaje a od DUZP se mohou oba lišit.
Co dělat, když odběratel nezaplatí opožděnou fakturu?
Postupujte stejně jako u jakékoli nezaplacené faktury – nejprve pošlete upomínku, poté předžalobní výzvu. Mějte ale na paměti promlčecí lhůtu 3 roky.
