Nezaplacená faktura: Jak postupovat krok za krokem
Co dělat, když klient nezaplatí fakturu
Faktura je po splatnosti a peníze stále nedorazily. Než začnete panikařit, uvědomte si, že tahle situace je v podnikání běžná. Podle průzkumů se s neuhrazenou fakturou setkalo přes 89 % podnikatelů v Česku. Klíčem je nenechat to být a začít jednat rychle – čím dříve se ozvete, tím větší šanci máte, že své peníze uvidíte.
Pozor:
Pohledávka z nezaplacené faktury se promlčuje po 3 letech od data splatnosti. Pokud v této lhůtě nepodáte žalobu, o peníze můžete přijít natrvalo.
Postup krok za krokem: Od upomínky po exekuci
1. Neformální připomenutí (1–3 dny po splatnosti)
Prvním krokem by měl být přátelský kontakt – zavolejte nebo napište e-mail. Často se jedná o prosté opomenutí, technickou chybu v platbě nebo třeba dovolenou na straně klienta. Krátká zpráva ve stylu „posílám připomínku k faktuře č. XY, která byla splatná 15. března" většinou stačí.
Tip:
Než se ozvete, zkontrolujte, že faktura byla správně vystavená – má správné číslo účtu, IČO, částku i datum splatnosti. Chyba ve faktuře je častým důvodem, proč klient neplatí.
2. První písemná upomínka (7 dní po splatnosti)
Pokud se na neformální připomenutí nic neděje, pošlete první oficiální upomínku e-mailem. Uveďte v ní číslo faktury, dlužnou částku, datum splatnosti a nový termín pro zaplacení (obvykle 7–14 dní). Buďte věcní, ale zatím přátelští.
3. Druhá upomínka s varováním (14–21 dní po splatnosti)
Klient stále nereaguje? Zašlete druhou upomínku, tentokrát důraznější. Upozorněte na možné důsledky – úroky z prodlení, zastavení dodávek zboží nebo služeb a případné další právní kroky. Zároveň je vhodné přestat klientovi dodávat, dokud nezaplatí.
Příklad textu druhé upomínky:
„Dobrý den, vracím se k faktuře č. 2026-045 na částku 35 000 Kč, která byla splatná 1. 2. 2026. Dosud jsme platbu neobdrželi. Prosím o úhradu nejpozději do 7 dnů. V opačném případě budeme nuceni pozastavit další spolupráci a přistoupit k dalším krokům včetně účtování úroků z prodlení."
4. Předžalobní výzva (30+ dní po splatnosti)
Pokud dvě upomínky nepomohly, přichází na řadu předžalobní výzva. Je to oficiální dokument, který informuje dlužníka, že v případě neuhrazení podáte žalobu k soudu. Zašlete ji doporučeně s dodejkou na adresu sídla firmy nebo trvalého bydliště.
Předžalobní výzva by měla obsahovat identifikaci obou stran, popis pohledávky (číslo faktury, částku, datum splatnosti), výši úroků z prodlení a nový termín splatnosti – minimálně 7 dní od doručení.
Důležité:
Předžalobní výzva není povinná, ale bez ní vám soud v případě výhry nemusí přiznat náhradu nákladů řízení. Vždy ji posílejte doporučeně, abyste měli doklad o doručení.
Dobrá zpráva – předžalobní výzva zabírá překvapivě často. Řada dlužníků raději zaplatí, než aby se museli zapojit do soudního řízení.
5. Soudní vymáhání
Když ani předžalobní výzva nezabere, můžete podat žalobu. U pohledávek, kde máte jasné důkazy (smlouvu, fakturu, dodejku předžalobní výzvy), můžete požádat o vydání platebního rozkazu. Soud ho vydá bez jednání, což celý proces výrazně urychlí.
Soudní poplatek za návrh na vydání platebního rozkazu činí obvykle 5 % z vymáhané částky. Pokud soud rozhodne ve váš prospěch a dlužník stále nezaplatí, následuje exekuce.
Na co máte ze zákona nárok
Kromě samotné dlužné částky můžete po dlužníkovi požadovat i další plnění:
Úroky z prodlení
Zákonný úrok z prodlení se v prvním pololetí roku 2026 rovná 11,5 % ročně (repo sazba ČNB 3,5 % + 8 procentních bodů). Úrok se počítá za každý den prodlení, počínaje dnem následujícím po datu splatnosti.
Příklad:
Klient vám dluží 50 000 Kč a je v prodlení 60 dní. Zákonný úrok z prodlení = 50 000 × (11,5 % / 365) × 60 = přibližně 945 Kč. U vyšších částek a delšího prodlení jde o nezanedbatelný obnos.
Ve smlouvě si můžete dohodnout i vyšší smluvní úrok. Pokud ve smlouvě žádný úrok nemáte, automaticky platí zákonná sazba.
Paušální náhrada nákladů 1 200 Kč
Pokud jste podnikatel a váš dlužník je také podnikatel, máte ze zákona nárok na paušální náhradu 1 200 Kč za každou nezaplacenou fakturu. Tento nárok vzniká automaticky v okamžiku prodlení – nemusíte nic dokazovat ani posílat upomínku.
Paušální náhrada 1 200 Kč platí pouze ve vztazích mezi podnikateli (B2B). Pokud je vaším dlužníkem nepodnikatel (spotřebitel), tuto částku požadovat nemůžete.
Nezaplacená faktura a DPH
Pokud jste plátci DPH a fakturu vám nezaplatí jiný plátce DPH, musí dlužník do 6 měsíců od splatnosti faktury vrátit uplatněný odpočet DPH. Jakmile fakturu uhradí, může si odpočet uplatnit znovu. Toto pravidlo platí pro faktury přijaté od 1. ledna 2025.
Pro plátce DPH je nezaplacená faktura dvojnásobný problém – nejenže nemáte peníze, ale dlužník navíc musí řešit odpočet DPH. To může být silný argument při vyjednávání o úhradě.
Jak nezaplaceným fakturám předcházet
Nejlepší nezaplacená faktura je ta, která nikdy nevznikne. Několik osvědčených opatření, která vám ušetří starosti:
Prověřujte klienty předem. U nového klienta si ověřte jeho finanční zdraví – projděte obchodní rejstřík na justice.cz, insolvenční rejstřík a Centrální evidenci exekucí. Zabere to pár minut a může vás uchránit před velkými problémy.
Uzavírejte písemné smlouvy. Ústní dohoda je sice právně závazná, ale u soudu ji těžko prokážete. Stačí i potvrzení e-mailem s popisem zakázky, cenou a termínem splatnosti – odsouhlasené oběma stranami.
Používejte zálohy. Zvlášť u větších zakázek nebo u nových klientů požadujte zálohu 30–50 % předem. Záloha vám pokryje alespoň část nákladů a zároveň prověří serióznost klienta.
Fakturujte průběžně. U dlouhodobějších projektů nemusíte čekat až na úplný konec. Rozdělte fakturaci na etapy – zaplatí se za každou dokončenou část zvlášť.
Hlídejte si splatnosti. Čím dříve zjistíte, že někdo nezaplatil, tím lépe. Online fakturační nástroje jako FakturaOnline.cz vám splatnosti pohlídají automaticky a mohou za vás odeslat i upomínku.
Tip:
Vytvořte si jednoduchý finanční polštář – odkládejte 5–10 % ze svých příjmů do rezervy. Pomůže vám překlenout období, kdy platby od klientů váznou.
Další možnosti vymáhání
Pokud nechcete nebo nemůžete jít k soudu, existují i alternativní cesty:
Inkasní agentura. Můžete pohledávku prodat specializované firmě, která se o vymáhání postará za vás. Nevýhodou je, že přijdete o část peněz – inkasní agentury si obvykle účtují provizi nebo odkoupí pohledávku pod její nominální hodnotou. Čím dříve pohledávku prodáte, tím lepší podmínky získáte.
Zveřejnění dlužníka. U právnických osob můžete dlužníka zveřejnit v Centrálním registru dlužníků. Varujete tím ostatní podnikatele. Nezapomeňte ale dlužníka o tomto kroku předem informovat – samotné varování může být dostatečnou motivací k zaplacení. U fyzických osob toto z důvodu ochrany osobních údajů dělat nesmíte.
Mediace. Mediátor pomůže oběma stranám najít řešení bez soudu. Hodí se zejména v situacích, kdy chcete s klientem dále spolupracovat.
Často kladené otázky
Jak dlouho mohu vymáhat nezaplacenou fakturu?
Obecná promlčecí lhůta je 3 roky od data splatnosti. Po uplynutí této doby už pohledávku u soudu úspěšně nevymůžete, protože dlužník může namítnout promlčení.
Kolik stojí soudní vymáhání faktury?
Soudní poplatek činí zpravidla 5 % z vymáhané částky (minimálně 1 000 Kč). Pokud spor vyhrajete, soud poplatek a náklady právního zastoupení přizná k úhradě dlužníkovi.
Musím posílat předžalobní výzvu?
Povinná ze zákona není, ale bez ní nemáte nárok na náhradu nákladů řízení v případě úspěchu u soudu. Navíc samotná předžalobní výzva přesvědčí většinu dlužníků k zaplacení.
Jaký je aktuální úrok z prodlení v roce 2026?
V prvním pololetí roku 2026 činí zákonný úrok z prodlení 11,5 % ročně (repo sazba ČNB 3,5 % + 8 procentních bodů).
Mohu po klientovi požadovat náhradu nákladů na vymáhání?
Ano. V obchodních vztazích (B2B) máte automaticky nárok na paušální náhradu 1 200 Kč za každou nezaplacenou fakturu. Pokud vaše skutečné náklady tuto částku přesáhnou, můžete požadovat i vyšší částku – tu ale musíte doložit.
Jak správně napsat upomínku?
Upomínka by měla obsahovat číslo faktury, dlužnou částku, datum splatnosti, nový termín pro úhradu a informaci o možných důsledcích (úroky, právní kroky). Buďte věcní a konkrétní.
Co když klient tvrdí, že fakturu nedostal?
Doporučujeme faktury zasílat e-mailem s potvrzením o přečtení nebo používat fakturační software, který doručení zaznamenává. U důležitých dokumentů (předžalobní výzva) vždy volte doporučenou poštu s dodejkou.
Doporučujeme faktury zasílat e-mailem s potvrzením o přečtení nebo používat fakturační software, který doručení zaznamenává. U důležitých dokumentů (předžalobní výzva) vždy volte doporučenou poštu s dodejkou.Mohu dlužníkovi přestat dodávat zboží nebo služby?
Ano. Pokud klient neplní své platební závazky, máte právo pozastavit plnění. Je to i účinný vyjednávací nástroj.
Co když se dlužník dostal do insolvence?
V takovém případě musíte pohledávku přihlásit do insolvenčního řízení ve lhůtě stanovené soudem. Sledujte insolvenční rejstřík a jednejte rychle – pozdní přihlášení může znamenat, že se k penězům nedostanete.
Vyplatí se kvůli malé částce chodit k soudu?
Záleží na okolnostech. U velmi malých částek (řádově stovky korun) nemusí soudní poplatky a čas odpovídat výsledku. I tak ale doporučujeme alespoň upomínku a předžalobní výzvu – často stačí k tomu, aby dlužník zaplatil.
