Vymáhání poplatků z prodlení u faktur po splatnosti vyžaduje pečlivou rovnováhu mezi dodržováním právních předpisů a účinnou komunikací. Poplatky z prodlení můžete účtovat tak, že budete pečlivě dodržovat smluvní podmínky a vést profesionální dialog, ale pro zachování vztahů s klienty a udržení dobrého jména vaší firmy je toho mnohem více.
Zkontrolujte si svou původní smlouvu
Zásadní je zajistit, abyste původní smlouvě jasně porozuměli. Je velmi důležité mít v původní dohodě s klientem stanovené a dohodnuté podmínky týkající se poplatků z prodlení. Vyhledejte část, ve které jsou podrobně popsány zásady týkající se poplatků z prodlení. Věnujte pozornost konkrétním uvedeným částkám nebo procentům a také podmínkám nutným pro uplatnění těchto poplatků - například počtu dní po datu splatnosti faktury.
Sdělte předem pravidla pro placení poplatků za pozdní příchod
Při zahájení nového projektu je často užitečné probrat s klientem platební podmínky. Příkladem formulace, kterou můžete do smlouvy zahrnout, může být: "Platby jsou splatné do 30 dnů od data vystavení faktury. Za opožděné platby může být účtován poplatek ve výši 2 % měsíčně ze zbývající částky".
Tip: Projednejte zásady poplatků z prodlení během úvodních schůzek, aby později nedošlo k nejasnostem.
Oznámení před účtováním poplatků z prodlení
Před uplatněním poplatků z prodlení zašlete klientovi upomínku. To může zahrnovat výpis z účtu a kopii původní faktury se zdvořilým, ale důrazným upozorněním na očekávaný poplatek z prodlení. Veškerou komunikaci si z důvodu právní ochrany a zachování jasné papírové stopy zaznamenávejte.
Právní aspekty
Uvědomte si místní zákony a předpisy týkající se poplatků z prodlení, abyste zajistili vymahatelnost svých poplatků. Vytvořte kontrolní seznam, který zohlední právní rámec vaší jurisdikce, a vyvarujte se nadměrného účtování, které by mohlo způsobit neplatnost poplatku. Mezi časté právní nástrahy patří absence dohodnutých pravidel pro účtování poplatků z prodlení nebo účtování nadměrných poplatků.
Účtování poplatku z prodlení
Jakmile jste si ověřili své smluvní právo účtovat poplatek z prodlení a odeslali upomínku, je čas poplatek na faktuře uplatnit. Pokud jste se dohodli na paušálním poplatku, připočtěte tuto částku k celkové dlužné částce. V případě procentuálního poplatku vypočítejte poplatek na základě neuhrazené částky. Můžete se rozhodnout vystavit novou fakturu se zahrnutým poplatkem z prodlení nebo změnit stávající fakturu - podle toho, co je v souladu s vašimi standardními obchodními postupy.
Příklad: U faktury na 1000 USD by poplatek za prodlení ve výši 5 % měsíčně znamenal poplatek 50 USD.
Informujte o vymáhání poplatku z prodlení
Nyní musíte klienta informovat o tom, že byl vymáhán poplatek z prodlení. Rozhovor začněte s empatií, pochopením klientovy situace, ale jasně informujte o faktuře po splatnosti a uplatnění poplatku z prodlení. Tato komunikace může probíhat osobně, telefonicky nebo prostřednictvím e-mailu.
Nabídka řešení a flexibility
I když je důležité prosazovat dodržování zásad, nabídka řešení, jako jsou splátkové plány nebo krátké prodloužení splatnosti, může udržet dobré vztahy s klienty. Platební plány mohou klientům pomoci zvládnout větší nezaplacené zůstatky a prodloužení splatnosti umožňuje při dobré vůli potenciálně zachránit obchodní vztah.
Udržujte a aktualizujte podmínky pro budoucí transakce
Nakonec zajistěte, aby vaše platební podmínky byly jasné a důsledně uplatňované u všech klientů. Pravidelně revidujte a aktualizujte smluvní podmínky, abyste zohlednili případné změny v legislativě nebo obchodní struktuře.
Tip: Buďte informováni o relevantních právních novinkách, které by mohly ovlivnit vaše platební podmínky, a neváhejte své smlouvy upravit tak, aby tyto změny zohledňovaly.
Využijte FakturaOnline, která vám umožní vytvářet bezpečné, vyhovující faktury online během několika minut, bez nutnosti registrace a s bezplatnou zkušební verzí - zajistí, že budete vždy na správné straně zákona.
