Povinnost archivace faktur je zákonem stanovená a vztahuje se na všechny podnikatele – plátce i neplátce DPH. Zjistěte, jaké lhůty platí, jaké formy archivace jsou uznávané a jak předejít problémům při kontrole z finančního úřadu.

Proč je archivace faktur nezbytná

Archivace účetních a daňových dokladů představuje základní prvek finanční transparentnosti a daňové disciplíny. Umožňuje úřadům zpětně ověřit správnost vykázaných příjmů i odvodů daní, a zároveň chrání podnikatele při sporech či reklamacích.

Každý podnikatel má ze zákona povinnost uchovávat své účetní doklady po určitou dobu a v nezměněné podobě – bez ohledu na to, zda jde o vystavené nebo přijaté faktury.

Klíčové důvody archivace:

  • Umožňuje zpětnou daňovou kontrolu a audit.

  • Slouží jako důkazní materiál v případě sporů.

  • Pomáhá udržet přehled v účetnictví.

  • Zajišťuje soulad s právními předpisy.

Délka archivace faktur podle typu podnikatele

Plátci DPH

Plátci daně z přidané hodnoty musí uchovávat všechny vystavené i přijaté faktury po dobu 10 let.

Tato lhůta se počítá od konce zdaňovacího období, ve kterém byla faktura vystavena.

Faktura vystavená v březnu 2024 musí být uchována až do konce roku 2034

Faktury musí být v českém jazyce, čitelné a s nezměněným obsahem.

Neplátci DPH

Podnikatelé, kteří nejsou plátci DPH, mají povinnost archivovat faktury a další doklady nejméně 3 roky.

Lhůta se počítá od posledního dne termínu pro podání daňového přiznání za příslušné období.

Způsoby archivace faktur

Zákon umožňuje dvě formy uchovávání:

  • Fyzická archivace – faktury uložené v papírové podobě (např. šanony, boxy).

  • Elektronická archivace – digitální forma (např. účetní systém nebo cloudové úložiště).

Doklady musí být uchovávány na území České republiky a přístupné po celou dobu archivace.

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.tip_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Jak efektivně archivovat elektronicky:

  • Zálohujte data na více úložišť.

  • Ověřujte čitelnost a integritu souborů.

  • Využívejte systémy s funkcí exportu faktur, výdajů a kontaktů – např. FakturaOnline.cz.

Právní rámec archivace

Archivaci faktur upravují zejména:

  • Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,

  • Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví,

  • Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.

Tyto zákony určují, jak dlouho a jakým způsobem musí být doklady uchovávány, aby obstály při kontrole.

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.alert_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Sankce za porušení povinnosti

Podnikatel, který při kontrole nedokáže doložit archivované doklady, riskuje finanční postih, doměření daně i penále. Ztráta dat bez zálohy je považována za porušení archivační povinnosti.

Shrnutí

Povinnost archivovat faktury představuje zásadní část odpovědného podnikání.
Dodržujte zákonné lhůty, zvolte bezpečný způsob uchovávání a pravidelně kontrolujte dostupnost svých dokladů – předejdete tak zbytečným komplikacím a sankcím.