Účetnictví vs. daňová evidence: co zvolit a kdy se vyplatí účetní

Daňová evidence vs účetnictví: co je pro podnikatele výhodnější?

Vedení daňové evidence nebo účetnictví není jen administrativní formalita. Pro podnikatele jde o důležité rozhodnutí, které ovlivňuje časovou náročnost, náklady, přehled o hospodaření i komunikaci s úřady. V článku vysvětlujeme hlavní rozdíly, zákonné povinnosti i to, kdy se vyplatí zvládnout evidenci svépomocí a kdy už dává smysl obrátit se na účetní.

Jaký je rozdíl mezi daňovou evidencí a účetnictvím

Hlavní rozdíl spočívá v tom, co je cílem evidence a jak se sledují peníze a hospodaření.

• Daňová evidence slouží především ke stanovení základu daně z příjmů fyzické osoby. Podle Finanční správy obsahuje údaje o příjmech a výdajích, dále o majetku a dluzích. Je upravena v § 7b zákona o daních z příjmů.

• Účetnictví je širší a podrobnější systém. Zákon o účetnictví stanoví, že účetní jednotky účtují o aktivech, závazcích, nákladech, výnosech a výsledku hospodaření. Účetnictví tak dává přesnější obraz o ekonomické situaci firmy než daňová evidence.

Prakticky řečeno:

• v daňové evidenci sledujete hlavně to, co jste skutečně přijali a zaplatili,

• v účetnictví sledujete i to, co vzniklo jako náklad, výnos, pohledávka nebo závazek, i když ještě neproběhla úhrada.

Kdo může vést daňovou evidenci

Daňová evidence je určena především pro fyzické osoby s příjmy ze samostatné činnosti, které:

• nejsou účetní jednotkou podle zákona o účetnictví,

• a uplatňují skutečné výdaje, nikoli výdaje paušálem.

To v praxi znamená, že daňová evidence je typickým řešením zejména pro OSVČ, které chtějí mít přehled o reálných příjmech a výdajích a zároveň nepotřebují vést plnohodnotné účetnictví. Zákon přitom nepředepisuje přesnou formu této evidence. Lze ji vést ručně, v tabulce nebo v programu, pokud z ní bude možné správně zjistit základ daně.

Je ale důležité nezaměňovat daňovou evidenci a jednoduché účetnictví. Jednoduché účetnictví mohou podle zákona vést jen vybrané neziskové subjekty splňující zákonné podmínky, nikoli běžní podnikatelé-OSVČ.

Kdo musí vést účetnictví

Podle zákona o účetnictví jsou účetními jednotkami mimo jiné:

• právnické osoby se sídlem v ČR,

• podnikatelé-fyzické osoby zapsaní v obchodním rejstříku,

• ostatní podnikatelé-fyzické osoby, pokud jejich obrat za bezprostředně předcházející kalendářní rok přesáhl 25 000 000 Kč,

• fyzické osoby, které vedou účetnictví dobrovolně,

• a další subjekty, kterým tuto povinnost ukládá zvláštní právní předpis.

Pro většinu čtenářů z toho plyne jednoduché pravidlo:

• s.r.o., a.s. a další právnické osoby vedou účetnictví povinně,

• OSVČ si často mohou vybrat, ale po splnění zákonných podmínek už účetnictví vést musí.

Kdy se vyplatí daňová evidence

Daňová evidence bývá vhodná pro podnikatele, kteří:

• mají jednodušší typ podnikání,

• mají menší počet dokladů a transakcí,

• chtějí sledovat hlavně reálné příjmy a výdaje,

• nepotřebují detailní reporting pro banky nebo investory,

• chtějí zvládnout administrativu levněji a často i svépomocí.

Její výhodou je především nižší administrativní náročnost a zpravidla i nižší nákladovost. To potvrzují i konkurenční články, které daňovou evidenci popisují jako přehlednější a vhodnou pro menší OSVČ.

Nevýhodou je menší informační hloubka. Pokud řešíte růst firmy, úvěr, investora nebo složitější finanční řízení, bývá daňová evidence méně vypovídající než účetnictví. Tento motiv se výrazně objevuje i u konkurence.

Kdy je výhodnější účetnictví

Účetnictví dává smysl tehdy, když potřebujete:

• detailní přehled o hospodaření,

• pracovat s pohledávkami, závazky, náklady a výnosy ve větším rozsahu,

• lépe řídit cash flow a ekonomiku firmy,

• předkládat kvalitnější podklady bance, investorům nebo partnerům,

• růst a řídit firmu sofistikovaněji.

Účetnictví je administrativně náročnější, ale pro rostoucí firmu často přináší výrazně lepší data pro rozhodování. Proto ho některé OSVČ volí i dobrovolně, i když zatím nemají zákonnou povinnost. Tuto možnost výslovně zmiňuje jak zákon, tak konkurenční obsah.

Sám, nebo účetní?

Tohle je pro čtenáře často stejně důležitá otázka jako samotná volba mezi daňovou evidencí a účetnictvím.

Kdy zvládnete evidenci sami

Samostatné vedení může dávat smysl, pokud:

• podnikáte jako OSVČ,

• máte malé množství dokladů,

• nemáte zaměstnance,

• neřešíte zahraniční fakturaci, složité DPH ani větší majetek,

• máte čas se průběžně orientovat v pravidlech.

Kdy už se vyplatí účetní

Spolupráce s účetní nebo daňovou poradkyní bývá vhodná, pokud:

• podnikání roste,

• řešíte DPH, zaměstnance nebo majetek,

• obchodujete se zahraničím,

• potřebujete hlídat termíny, správnost a návaznosti,

• chcete snížit riziko chyb a ušetřit čas.

Výhody a nevýhody obou variant

• Daňová evidence – výhody

  • jednodušší administrativa,

  • nižší náklady na vedení,

  • vhodná pro menší OSVČ,

  • lze ji často zvládnout i bez hluboké znalosti účetních pravidel.

• Daňová evidence – nevýhody

  • menší vypovídací schopnost pro řízení firmy,

  • slabší podklady pro banku nebo investora,

  • při růstu podnikání může přestat stačit,

  • i tady hrozí chyby při špatném třídění příjmů a výdajů.

• Účetnictví – výhody

  • komplexnější obraz o ekonomické situaci,

  • přesnější práce s majetkem, závazky, náklady a výnosy,

  • lepší podklady pro strategické řízení a financování,

  • vhodné pro větší nebo rostoucí firmy.

• Účetnictví – nevýhody

  • vyšší administrativní náročnost,

  • vyšší náklady na zpracování,

  • pro menší podnikání může být zbytečně robustní.

Praktické příklady: co zvolit v různých situacích

• OSVČ grafička s několika fakturami měsíčně

  Podnikatelka bez zaměstnanců, bez skladu, s menším počtem výdajových dokladů a jednoduchým podnikáním většinou vystačí s daňovou evidencí.

• Řemeslník s autem, nářadím a vyššími skutečnými náklady

  Pokud potřebuje uplatňovat skutečné výdaje a zároveň nechce vést účetnictví, bývá pro něj vhodná daňová evidence. Důležité je ale mít dobře vedené doklady a majetek.

• Rychle rostoucí e-shop

  Podnikatel s vyšším počtem transakcí, zásobami, pohledávkami, případně zaměstnanci a plánem na financování růstu často ocení účetnictví i dříve, než mu to uloží zákon.

• S.r.o. od začátku podnikání

  U společnosti s ručením omezeným je situace jednoduchá: účetnictví je povinné.

Srovnání: daňová evidence vs účetnictví