Jak opravit chyby v účetnictví
Co říká zákon o opravách v účetnictví
Zákon o účetnictví stanoví jednoduchý princip: účetní záznam musí být po opravě stále průkazný, čitelný a srozumitelný. To znamená, že původní zápis nesmí být zničený, přemazaný ani jinak znečitelněný. Z opravy musí být vždy patrné, kdo ji provedl, kdy a proč.
V praxi to vylučuje použití korekční pásky, přepisování číslic nebo škrtání tak, že původní hodnota nelze přečíst. U elektronického účetnictví musí systém uchovat původní záznam i s historií změn.
Účetní záznamy nelze opravovat zpětně bez dohledatelné stopy. Smazaný nebo přemazaný zápis bez možnosti dohledat původní stav je porušením zákona o účetnictví.
Druhy účetních chyb
Chyby v účetnictví dělíme podle dvou hlavních kritérií - kdy chybu odhalíme a jak významná je.
Podle období
Chyby běžného účetního období vznikly v aktuálním roce, který ještě není uzavřený. Tyto opravy jsou nejjednodušší - provádějí se přímo v období, ve kterém k chybě došlo.
Chyby minulých období se týkají uzavřených let, kdy už proběhla účetní závěrka a podáno daňové přiznání. Tady je postup složitější a může mít dopad na daň z příjmů.
Podle významnosti
Významnost chyby posuzuje účetní jednotka podle vlastních interních pravidel - obvykle podle vlivu na výsledek hospodaření, vlastní kapitál nebo bilanční sumu. Nevýznamné chyby (například drobné překlepy v částkách nebo chybné účty u nepodstatných operací) lze opravit jednoduše. Významné chyby vyžadují přepracování účetní závěrky a často i podání dodatečného daňového přiznání.
Jak opravit chybu v běžném období
Nejjednodušší situace - chybu jste odhalili v průběhu roku, závěrka ještě neproběhla. Postup závisí na typu chyby.
Storno původního zápisu
Standardní metoda je opravný účetní zápis. Původní chybný zápis se nemaže ani neškrtá. Místo toho se provede:
Storno chybného zápisu (opačná strana stejnou částkou, případně se znaménkem minus).
Nový zápis se správnými údaji.
Vysvětlení opravy v účetním dokladu - co bylo špatně, kdo a kdy opravu provedl.
Oprava na účetním dokladu
Pokud je chyba přímo v listinném dokladu, opravuje se škrtnutím tak, aby původní text zůstal čitelný. Vedle se napíše správný údaj, datum opravy a podpis osoby, která opravu provedla. Korekční páska, přemalování ani vytržení stránky nejsou přípustné.
U elektronických dokladů využívejte systémy s automatickou historií změn. Software pak sám eviduje, co bylo opraveno, kdy a kým - což je v případě kontroly z finančního úřadu zásadní.
Jak opravit chybu minulého období
Tady už je situace komplikovanější. Pokud chybu odhalíte po uzavření roku a podání daňového přiznání, postup závisí na významnosti chyby.
Nevýznamná chyba
Nevýznamné chyby minulých období se účtují přímo do nákladů nebo výnosů běžného období - na účty účtové třídy 5 (náklady) nebo 6 (výnosy). Závěrku ani daňové přiznání není nutné upravovat.
Významná chyba
Významné chyby se účtují přes účet 426 - Jiný výsledek hospodaření minulých let. Tento účet nemění výsledek hospodaření běžného roku - promítá se rovnou do vlastního kapitálu. Pokud chyba zároveň ovlivňuje výši daně z příjmů, je nutné podat dodatečné daňové přiznání:
Pokud chyba vedla k nižší dani, podání je povinné a hrozí úrok z prodlení.
Pokud chyba vedla k vyšší dani, podání je dobrovolné - ale doporučené, aby si firma získala přeplatek zpět.
Účet 426 zavedla novela vyhlášky k zákonu o účetnictví právě proto, aby opravy významných chyb nezkreslovaly výsledek hospodaření aktuálního roku. Před touto úpravou se opravy účtovaly do nákladů a výnosů, což deformovalo srovnatelnost účetních období.
Nejčastější chyby v účetnictví
Z praxe vyplývá, že některé typy chyb se opakují častěji než jiné:
Chybný účet - záměna podobných nákladových účtů (501 vs. 511, 518 vs. 538).
Špatné období - faktura zaúčtovaná do nesprávného měsíce nebo roku.
Překlep v částce - přehození číslic, chybějící nula.
Opomenutý doklad - faktura, která se „ztratila" mezi e-maily.
Chybná sazba DPH - zejména po legislativních změnách.
Nesprávný kurz - u faktur v cizí měně.
Pravidelná měsíční kontrola obratů na hlavních účtech (zejména pohledávky, závazky, banka, pokladna) odhalí většinu chyb dříve, než vznikne problém. Stačí porovnat zůstatky s reálnými stavy.
Kdy hrozí pokuta
Finanční úřad i jiné kontrolní orgány mohou udělit pokutu, pokud zjistí, že účetnictví není vedeno správně, úplně, průkazně a srozumitelně. Pokuta může dosáhnout až 3 % hodnoty aktiv účetní jednotky.
Pokud ale opravu provedete sami a v souladu se zákonem ještě před kontrolou, není problém. Klíčové je opravu řádně zdokumentovat a u významných chyb podat dodatečné daňové přiznání.
Nejhorší volbou je chybu zatajit nebo „přepsat" původní záznam. Při kontrole se to obvykle pozná a sankce za úmyslné zkreslování účetnictví jsou výrazně vyšší než za přiznanou chybu.
Tipy, jak chybám předcházet
Prevence je vždy levnější než oprava. Pár osvědčených postupů:
Používat moderní účetní software s kontrolními mechanismy a historií změn.
Zavést čtyřoký princip u významných operací - jeden účetní účtuje, druhý kontroluje.
Pravidelně odsouhlasovat zůstatky s bankou, dodavateli a odběrateli.
Mít jasné interní směrnice pro účtování opakujících se operací.
Archivovat doklady systematicky - papírové i elektronické.
Nejčastější otázky:
1. Lze opravu provést jen tak, že chybný zápis smažu?
Ne. Zákon vyžaduje, aby účetnictví zůstalo průkazné. Původní zápis musí být dohledatelný, oprava se provádí novým opravným zápisem nebo škrtnutím tak, aby byl původní údaj stále čitelný.
2. Co je významná a nevýznamná chyba?
Hranici si stanoví účetní jednotka ve své interní směrnici. Obvykle se posuzuje vliv na výsledek hospodaření, vlastní kapitál nebo bilanční sumu. Pro malé firmy bývá hranice nižší, pro velké firmy vyšší.
3. Musím vždy podat dodatečné daňové přiznání?
Ne vždy. Dodatečné přiznání se podává jen tehdy, pokud chyba ovlivnila výši daně. Pokud vedla k nižší dani, je podání povinné. Pokud k vyšší, je dobrovolné, ale výhodné - vznikne vám přeplatek.
4. Jak dlouho zpětně lze chybu opravit?
Účetní opravy lze provádět po celou dobu archivace dokladů. Daňové dopady ale řeší lhůta pro stanovení daně - obvykle 3 roky, v některých případech až 10 let.
Závěr:
Opravy chyb v účetnictví nejsou žádná katastrofa - pokud víte, jak na to. Klíčové je dodržet tři pravidla: původní zápis nesmí zmizet, oprava musí být dohledatelná a u významných chyb minulých let je potřeba sáhnout po účtu 426 a zvážit dodatečné daňové přiznání. Zbytek je rutina. Mnohem horší než samotná chyba je její zatajení. Účetní, který chybu přizná a opraví podle pravidel, řeší administrativu. Účetní, který se ji snaží zamést pod koberec, riskuje vysoké pokuty a problémy při kontrole. Pravidelná měsíční kontrola obratů, moderní software a jasné interní směrnice přitom dokážou většinu chyb odhalit dřív, než vůbec narostou do problému.
