V dnešní době, kdy může faktury uhradit prakticky kdokoli během pár sekund – pomocí QR kódu, chytrého telefonu nebo hodinek – je stále překvapivé, kolik podnikatelů vytváří své daňové doklady ručně v Excelu. Přitom existují nástroje, které celý proces výrazně zjednodušují a zrychlují.
Co je online fakturace a proč se stává standardem?
Online fakturace označuje proces vystavování, odesílání a archivace faktur prostřednictvím internetového nástroje nebo cloudového systému. V dnešní době jde o běžný standard v podnikání, a to napříč obory i velikostmi firem. Tento způsob přináší vyšší úroveň efektivity, zabezpečení i flexibility, než je tomu u tradiční papírové fakturace nebo faktur ve Wordu či Excelu.
Hlavní výhody online fakturace
1. Efektivita a úspora času
Vystavení faktury trvá jen několik vteřin. Nástroje obvykle nabízí předvyplněné údaje díky automatickému načítání dat z registrů (např. ARES), uložení častých klientů nebo opakujících se položek.
2. Bezpečnost a archivace
Digitální faktury jsou bezpečně uloženy v cloudu, často s automatickým zálohováním a přístupem pro více uživatelů. Nehrozí ztráta dokumentu nebo poškození tisku.
3. Přehled a kontrola nad financemi
Online systémy umožňují snadno sledovat zaplacené a nezaplacené faktury, generovat přehledy pro účetnictví nebo daňové přiznání.
4. Mobilita a dostupnost odkudkoli
Fakturaci lze provádět z kanceláře, domova i terénu – stačí přístup k internetu. To je zásadní pro OSVČ, malé podniky a živnostníky.
5. Legislativní kompatibilita
Moderní nástroje odpovídají české legislativě a umožňují například evidenci DPH, číselné řady, QR kódy pro platbu i elektronické podpisy.
Ručně vedené faktury s sebou nesou riziko duplicitního číslování, chyb v sazbách DPH nebo zapomenuté položky. Online fakturační nástroje tyto chyby automaticky eliminují.
Na co si dát pozor při výběru online fakturačního nástroje?
Při volbě nástroje pro online fakturaci je potřeba zohlednit několik aspektů:
Kompatibilita s vaším účetním systémem nebo exporty do PDF/XLS
Možnosti automatizace (např. pravidelné faktury nebo upomínky)
Ukládání a zálohování dat
Uživatelská přívětivost
Cena a rozsah funkcí
Pokud fakturujete v rámci EU, zkontrolujte, zda nástroj podporuje vystavování faktur pro zahraniční plátce DPH a možnost více jazykových verzí.
Online fakturace v praxi: Vyzkoušejte FakturaOnline.cz
Pokud hledáte spolehlivé řešení, vyzkoušejte FakturaOnline.cz – ověřenou aplikaci, kterou využívají desítky tisíc podnikatelů v Česku, na Slovensku i v Polsku.
Nabízí 5 týdnů zkušební verze zdarma, bezplatné fakturování pro neziskové organizace a rychlý zákaznický servis, který pomůže i v méně obvyklých situacích, jako je fakturování se starou sazbou DPH nebo úprava číselných řad.
Jak online fakturace funguje v praxi?
Pan Novák, OSVČ poskytující grafické služby, využívá online fakturační nástroj, kde má uložené šablony faktur, ceníky služeb i klienty. Díky automatickému vyplnění údajů a přednastaveným opakovaným fakturám měsíčně ušetří několik hodin práce. Veškeré doklady se automaticky archivují a daňová evidence je přehledná a vždy připravená k exportu pro účetní.
Závěr
Online fakturace je dnes nepostradatelným nástrojem pro každého podnikatele – zjednodušuje práci, šetří čas a přináší přehlednost do účetnictví.
