Faktura ve Wordu nebo Excelu: kdy stačí a kdy už ne

Kdy faktura z Wordu nebo Excelu stačí

Zákon nepředepisuje, v jakém programu máte fakturu vytvořit. Platná je faktura z Wordu, z Excelu i ručně psaná, pokud obsahuje všechny povinné údaje a vystavíte ji včas. Rozhoduje obsah dokladu, ne nástroj.

Šablona v kancelářském programu obvykle stačí, když:

• jste neplátce DPH a fakturujete v korunách tuzemským odběratelům,

• vystavujete jen několik faktur měsíčně, většinou stálým klientům,

• fakturujete sami a soubor s fakturami nesdílíte s kolegy,

• nepotřebujete průběžně hlídat úhrady ani posílat data účetní v elektronické podobě.

Pokud na vás sedí většina bodů, je šablona na začátek rozumné řešení. Musí ale splňovat stejná pravidla jako faktura z jakéhokoli programu. Co na ní nesmí chybět, shrnuje článek o tom, jak správně vystavit fakturu.

Na co si u Wordu a Excelu dát pozor

Kancelářský program nemá žádnou vestavěnou kontrolu. Všechno hlídáte sami, a právě tady vznikají chyby.

Číslování faktur

Každá faktura musí mít jedinečné evidenční číslo a čísla mají navazovat. Při kopírování šablony se snadno stane, že dvě faktury dostanou stejné číslo nebo jedno číslo vypadne. Jak řadu nastavit a co dělat při chybě, popisuje článek o správném číslování faktur.

Úpravy už odeslané faktury

Vystavenou fakturu nemůžete jen tak přepsat. Podle zákona o DPH musí mít daňový doklad od vystavení až do konce archivace zajištěnou:

• věrohodnost původu: je jasné, kdo doklad vystavil,

• neporušenost obsahu: údaje se po vystavení nezměnily,

• čitelnost po celou dobu uchovávání.

Soubor v Excelu, který po odeslání upravíte a uložíte pod stejným názvem, tyto požadavky splní jen těžko. Chybu na odeslané faktuře řešte opravným dokladem, ne přepsáním souboru.

Výpočty a DPH

Ruční vzorce selhávají nenápadně. Vzorec nezahrne nově přidaný řádek, chybí zaokrouhlení nebo v šabloně zůstane stará sazba. U neplátce jde „jen“ o špatnou částku k úhradě. U plátce DPH je chyba v dani problém i pro odběratele, který si daň z vaší faktury odečítá.

Archivace

Daňové doklady se uchovávají 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. U souborů v počítači to znamená pravidelné zálohy, jednotné pojmenování a jistotu, že fakturu dohledáte a otevřete i po letech.

Kdy je čas přejít na fakturační program

Přechod se vyplatí ve chvíli, kdy vám šablona začne víc práce přidávat, než ušetří. Typické signály:

• Stanete se plátcem DPH. Na faktuře přibude datum uskutečnění zdanitelného plnění, základ daně a daň podle sazeb. Daňový doklad musíte vystavit do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň. Plátcem se stanete po překročení obratu 2 000 000 Kč za kalendářní rok (od 1. ledna dalšího roku). Při překročení 2 536 500 Kč se jím stáváte hned následující den.

• Faktur rychle přibývá. Vyplňování, kontrola čísel a ukládání vám zabírají hodiny měsíčně.

• Fakturuje víc lidí. Sdílený soubor znamená riziko, že dva lidé použijí stejné číslo.

• Opakujete stejné faktury. Pravidelné měsíční paušály se v programu nastaví jednou.

• Účetní chce data, ne PDF. Ruční přepisování faktur do účetního programu stojí čas a peníze.

• Ztrácíte přehled o úhradách. Nevíte bez hledání, kdo vám ještě nezaplatil.

• Fakturujete do zahraničí. Cizí měny, přenesení daňové povinnosti a jiné náležitosti zvyšují riziko chyby.

Co fakturační program přinese a co stojí

Proti šabloně má program několik praktických výhod:

• automatické číslování bez duplicit a mezer,

• uložené kontakty a doplnění údajů odběratele podle IČO,

• výpočet DPH podle zvolené sazby,

• přehled zaplacených a nezaplacených faktur,

• export dat pro účetní místo ručního přepisu,

• archiv dokladů na jednom místě.

Nevýhody jsou hlavně dvě. Program obvykle stojí roční poplatek a data máte u poskytovatele, takže je dobré vědět, jak si je můžete vyexportovat. Na co se při výběru zaměřit, rozebírá článek o tom, jak vybrat fakturační nástroj pro své podnikání.

Elektronická fakturace se bude měnit

Pokud fakturujete do jiných zemí EU, počítejte s tím, že kancelářská šablona pro tyto faktury nejpozději v roce 2030 přestane stačit.