Jak vybrat fakturační nástroj pro své podnikání
Proč přestat fakturovat v Excelu nebo Wordu
Mnoho OSVČ začíná fakturovat ze šablony ve Wordu nebo tabulky v Excelu. Na první faktury to stačí. Jenže čím více klientů přibývá, tím víc čas strávený fakturací bolí.
Co konkrétně vás Excel a Word stojí:
Každou fakturu vyplňujete ručně znovu – přepisujete stejné údaje dokola
Číslování faktur musíte hlídat sami
Přehled o tom, co je zaplaceno a co ne, nemáte nikde automaticky
Export dat pro účetní je zdlouhavý a náchylný k chybám
Pokud vystavujete i jen 3–5 faktur měsíčně, online nástroj vám ušetří desítky minut práce navíc. Při větším objemu se čas vrátí mnohonásobně.
Co by měl umět dobrý fakturační nástroj
Než se rozhodnete pro konkrétní software, zamyslete se, co skutečně potřebujete. Klíčová kritéria jsou:
Jednoduchost a rychlost – nový nástroj by měl být intuitivní od první chvíle, bez zdlouhavého zaučování. Fakturu pro nového klienta byste měli zvládnout vystavit do dvou minut
Funkce odpovídající vašim potřebám – nenechte se lákat funkcemi, které nevyužijete. Pro většinu OSVČ stačí základní fakturace, evidence dokladů a export pro účetní. Plaťte jen za to, co skutečně potřebujete
Kompatibilita s účetnictvím – zeptejte se své účetní, jaký program používá, a ověřte, zda nástroj podporuje export ve formátu XML nebo ISDOC
Zákaznická podpora – jde o nástroj, který vám má usnadnit podnikání, ne naopak. Ověřte, zda je podpora dostupná přes chat nebo e-mail a jak rychle reaguje
FakturaOnline: srozumitelná volba pro OSVČ a malé firmy
Pokud hledáte nástroj, který odpovídá potřebám většiny živnostníků a malých firem, FakturaOnline.cz splňuje klíčová kritéria bez zbytečné složitosti.
Fakturu lze vygenerovat přímo na webu během několika vteřin – a to dokonce bez registrace. Hned si tak ověříte, jak výsledný doklad vypadá.
Příklad:
Jana je grafička na volné noze. Každý měsíc vystaví 8–12 faktur pro stálé klienty. Dřív přepisovala údaje v tabulce, hlídala číslování a řešila, kde fakturu vlastně uložit. Dnes vystaví fakturu za dvě minuty, klikne na odeslat a má automatický přehled o tom, co je zaplaceno.
Co konkrétně FakturaOnline nabízí:
Neomezený počet faktur bez omezení počtu dokladů
Správa kontaktů a číselné řady – údaje odběratelů zadáte jednou, pak je jen vyberete
QR kód na faktuře – klient zaplatí přes mobilní bankovnictví bez přepisování čísla účtu (dostupný pro uživatele z České republiky, Slovenska a Nizozemska)
Vlastní vzhled faktury – logo, barvy, razítko
Export do ISDOC a XML – kompatibilní s běžnými účetními programy (dostupný pro uživatele z České republiky, Slovenska a Polska)
Podpora plátců i neplátců DPH
Po bezplatném zkušebním období pěti týdnů si můžete vybrat ze dvou ročních tarifů – MINI pro základní fakturaci nebo PREMIUM s pokročilými možnostmi, jako jsou zpětné úpravy, tvorba šablon nebo hromadné akce.
FakturaOnline působí na 11 trzích v Evropě a má přes 200 000 uživatelů s průměrným hodnocením 4,9 na Google. Funguje přímo v prohlížeči – bez instalace, odkudkoliv.
Jak při výběru nástroje postupovat
Napište si, co skutečně potřebujete – počet faktur, počet klientů, potřeba automatizace
Vyzkoušejte zkušební období – většina nástrojů ho nabízí zdarma
Zeptejte se své účetní – ověřte kompatibilitu s jejím programem
Začněte jednoduše – vždy lze přejít na vyšší tarif; složitý systém od začátku zbytečně komplikuje práci
Pokud jste OSVČ nebo malá firma, která hledá spolehlivý nástroj bez zbytečné složitosti, vyzkoušejte FakturaOnline.cz – první fakturu vystavíte během minut.
Fakturace, která vám nezabere zbytečný čas
Správný fakturační nástroj není luxus – je to investice, která se vrátí hned při první ušetřené hodině. Čím dříve přejdete od Excelu nebo Wordu k online řešení, tím dříve se budete moci soustředit na to, co vás skutečně živí.
FakturaOnline je navržena přesně pro tento případ: jednoduše, bez zbytečných komplikací a za cenu, která dává smysl i pro začínající živnostníky. Vyzkoušejte jej na 5 týdnů zdarma – bez závazků, přímo v prohlížeči.
Je lepší fakturační program nebo účetní systém?
Fakturační program je jednodušší a levnější – ideální pro OSVČ s menším objemem faktur. Účetní systém pokrývá celé účetnictví firmy včetně mezd, skladu nebo DPH přiznání a hodí se pro větší firmy.
Může fakturační nástroj nahradit účetní?
Ne. Usnadní vystavování dokladů a evidenci, ale nenahrazuje odborné účetní poradenství. Kvalitní nástroj ale výrazně usnadní práci i vaší účetní tím, že data exportuje ve správném formátu.
Co musí každá faktura povinně obsahovat?
Identifikační údaje dodavatele a odběratele včetně IČO (pokud odběratel má), datum vystavení, datum splatnosti, popis plnění, částku a způsob platby. Plátci DPH uvádějí navíc daňové údaje. Správný fakturační nástroj tato pole automaticky hlídá.
Co je QR kód na faktuře a proč ho využívat?
Umožňuje odběrateli zaplatit okamžitě přes mobilní bankovnictví bez nutnosti přepisovat číslo účtu a variabilní symbol. Výrazně urychluje platby a snižuje chyby při úhradě.
Mohu fakturu vystavit v cizí měně?
Ano, fakturace v eurech i dalších měnách je v rámci FakturaOnline podporována. Hodí se zejména pokud fakturujete pro zahraniční klienty.
Jak přejít z Excelu na fakturační software?
Stačí si v novém nástroji vytvořit účet, zadat firemní údaje a přidat kontakty odběratelů. Faktury z Excelu do systému nepřenášíte – jednoduše začnete vystavovat nové doklady v novém nástroji od nové číselné řady.
Potřebuji fakturační software, pokud jsem teprve začal podnikat?
Není nutnost hned od prvního dne, ale vyplatí se začít co nejdříve. Zvyknete si na správnou evidenci, ušetříte čas a vyhnete se chybám, které by vás mohly stát víc než cena samotného tarifu.