FakturaOnline.cz představuje novou funkci, která umožňuje přizpůsobit si číslování faktur a výdajů dle vlastních preferencí. Tento návod vám krok za krokem ukáže, jak číselné řady správně nastavit a využívat všech výhod této funkce.
🔄 Jak funguje číslování faktur a výdajů?
FakturaOnline.cz automaticky vyplňuje číslo faktury a výdaje podle aktuálně zvolené číselné řady. Pokud chcete při vystavování faktury použít jiné číslo, stačí přepsat pole „Číslo faktury“. Zobrazí se nabídka, kde si zvolíte, zda:
nové číslo použijete jen jednorázově, nebo
chcete trvale upravit číselnou řadu.
Stejná nabídka se vám zobrazí i v případě úpravy číslování Výdajů.
Upozornění na duplicitu
Pokud zadáte číslo faktury, které již bylo použito, ve formuláři se zobrazí varování. Díky tomu nedojde k nechtěnému překrytí faktur.
Úprava nastavení číselných řad
Pro změnu nastavení číselné řady je tedy možné přepsat pole Číslo faktury/Číslo výdaje při vystavování nového dokladu.
Druhou variantou je přejít do sekce Můj účet a zvolit možnost Číselné řady, kde jednoduše nastavíte požadovaný formát číslování faktur a výdajů, který nejlépe odpovídá vašim potřebám.
FakturaOnline.cz automaticky přizpůsobuje formát číslování podle aktuálně využívané číselné řady. Chcete-li změnit formát číslování, máte zde možnost vybrat ze tří přednastavených variant nebo si vytvořit vlastní formát číselných řad.
Zkratky pro vytvoření číselných řad:
Pro snadné vytváření číselných řad jsou využívány následující zkratky:
{YYYY} nebo {YY} – tato proměnná představuje aktuální rok; YYYY=2025, YY=25
{MM} – tato proměnná představuje aktuální měsíc
{NNNN} – tato proměnná představuje počítadlo čísla faktury s počátečními nulami. Zkratku lze upravit podle požadovaného počtu nul; například {NN} pro 01.
Navrhované formáty číselných řad
Formát 1: Rok-Měsíc-Číslo {YYYY}{MM}{NNNN}
Tento formát kombinuje aktuální rok, měsíc a číselné pořadí faktury.
Příklad: Faktura č. 1 v dubnu roku 2025 bude označena číslem 2025040001.
Formát 2: Rok-Číslo {YYYY}{NNNN}
Druhý formát vytváří automatické číslování podle roku vystavení a pořadového čísla.
Příklad: Faktura č. 1 roku 2025 bude označena číslem 20250001.
Formát 3: Pořadové číslo faktury {NNNN}
Třetí navrhovaný formát zahrnuje pouze číslo faktury.
Příklad: Pokud poslední faktura měla číslo 0001, následující bude označena jako 0002.
Při volbě jakéhokoli formátu lze číselné pořadí faktury upravit v kolonce Pořadové číslo dle aktuální potřeby.
Vytvoření vlastního formátu číslování
Pokud žádný z přednastavených formátů neodpovídá vašim potřebám, můžete si jednoduše vytvořit svůj vlastní za použití výše vysvětlených zkratek.
Příklad 1: {YYYY}/{NN}
Tento formát vytvoří číslo faktury/výdaje, kde bude uveden rok vydání, lomítko a pořadové číslo. První faktura v roce 2025 bude označena jako 2025/01.
Příklad 2: VF{YYYY}/{MM}/{NN}
Při vytváření číselné řady můžete do kolonky vkládat i text. Pokud si tedy například přejete mít ve svém číslování označení VF (vydaná faktura), lze text jednoduše vepsat.
První vydaná faktura v dubnu 2025 bude mít název VF2025/04/01.
Uložení nastaveného formátu číslování
Po úpravách formátu číslování stačí zvolit možnost Uložit a můžete ihned začít fakturovat!
FakturaOnline.cz aktualizuje rok vystavení faktury/přidání výdaje a po přechodu do nového roku začne automaticky používat nové číslování.
📩 Pokud máte doplňující otázky nebo potřebujete pomoci s nastavením číselných řad, neváhejte nás kontaktovat na emailu podpora@fakturaonline.cz. Jsme tu pro vás!
