Výdaje: evidence dokladů a odpočet DPH
Proč evidovat výdaje
Pečlivá evidence výdajů má pro podnikatele tři praktické důvody:
Odpočet DPH – jako plátce DPH si můžete z přijatých dokladů uplatnit DPH na vstupu a snížit si tím daňovou povinnost. Bez evidovaných výdajů nemáte z čeho odpočet uplatnit.
Daňově uznatelné náklady v DPFO – výdaje, které souvisí s podnikáním nebo nájmem, snižují základ daně z příjmů fyzických osob. Bez dokladů je ale finančnímu úřadu neprokážete.
Přehled o cash flow – víte, kolik vás podnikání reálně stojí a kde se dají náklady optimalizovat.
Rozhodnutí mezi paušálem a skutečnými výdaji – s přehlednou evidencí zjistíte, jestli se vám víc vyplatí paušál (procentuální výdaje), nebo skutečné výdaje.
Evidované výdaje se ve FakturaOnline automaticky propisují do přiznání k DPH. Pro daňové přiznání fyzických osob slouží jako podklad pro výpočet skutečných výdajů, které do přiznání zadáte.
Co je daňový výdaj a co si můžete uplatnit
Daňově uznatelný výdaj je takový, který souvisí s vaší podnikatelskou činností a dokážete ho doložit dokladem. Patří sem typicky:
Nákup materiálu a zboží na další prodej
Kancelářské potřeby, software, předplatné nástrojů
Pohonné hmoty a provoz vozidla využívaného k podnikání
Telefon, internet, nájem prostor pro podnikání
Vzdělávání, odborná literatura, účast na konferencích
Služby externích dodavatelů (účetní, právník, marketing)
Co potřebuje doklad obsahovat
Aby byl výdaj uznatelný pro účely DPH a daně z příjmů, doklad musí obsahovat zákonem dané náležitosti – zejména identifikaci dodavatele (včetně DIČ, pokud je plátcem DPH), datum vystavení a zdanitelného plnění, popis plnění, částku bez DPH, sazbu a výši DPH a celkovou částku.
Kde najdete seznam výdajů ve FakturaOnline
Seznam výdajů otevřete kliknutím na Výdaje v horní liště aplikace. Najdete tady všechny dosud zaevidované doklady seřazené chronologicky.
Pro každý výdaj vidíte základní údaje – číslo, dodavatele, datum, částku, stav úhrady. Seznam můžete řadit podle libovolného sloupce kliknutím na šipky v záhlaví, takže si rychle najdete třeba všechny nezaplacené doklady nebo výdaje od konkrétního dodavatele.
Jak přidat nový výdaj krok za krokem
1. Klikněte na Nový výdaj
V seznamu výdajů klikněte na tlačítko Nový výdaj. Otevře se formulář pro zadání dokladu.
2. Nahrajte sken nebo fotku dokladu
Doporučujeme začít nahráním fotky účtenky nebo PDF přijaté faktury. Doklad tak máte uložený přímo u záznamu a nemusíte ho hledat ve šanonu, když si pro něj přijde účetní nebo finanční úřad.
3. Vyplňte údaje z dokladu
Formulář nabízí tato pole:
Číslo dokladu – přepište z faktury nebo účtenky
Datum vystavení – kdy byl doklad vystaven
Datum zdanitelného plnění – kdy bylo zboží dodáno nebo služba poskytnuta. Toto datum rozhoduje, do jakého období DPH se výdaj zahrne
Datum uplatnění DPH – obvykle stejné jako datum zdanitelného plnění, ale může se lišit
Datum splatnosti – do kdy je třeba doklad zaplatit
Prodejce na dokladu – identifikace dodavatele
Položky výdaje včetně DPH – co jste nakoupili, v jaké částce a s jakou sazbou DPH
Poznámka – volitelně, např. „nákup pro projekt XY" nebo „služební cesta Brno"
4. Výdaj uložte kliknutím na pole Uložit výdaj
5. Označte výdaj jako zaplacený
Po uložení výdaje můžete ve sloupci Stav označit, že byl doklad uhrazen. Pomáhá to udržet přehled o splatnostech a cash flow.
Práce s výdaji v seznamu
Vpravo u každého výdaje najdete tři praktické funkce:
Duplikovat – hodí se u pravidelných výdajů (měsíční předplatné, nájem). Místo opětovného vyplňování stačí duplikovat a změnit datum a částku
Upravit – kdykoli můžete doklad editovat (např. přidat zapomenutou přílohu)
Smazat – odstraní výdaj ze seznamu
Export výdajů pro účetní: Pohoda a Money S3
Když vaše účetní pracuje v Pohodě nebo Money S3, nemusíte jí doklady předávat po jednom ani nic přepisovat. V sekci Exporty si všechny evidované výdaje stáhnete najednou jako XML soubor přímo pro její program — pro Pohodu i pro Money S3.
V Exportech vyberete formát XML pro Pohodu, nebo pro Money S3, a soubor stáhnete jedním kliknutím. Účetní ho pak jen naimportuje. Stejným způsobem už dřív fungoval export vystavených faktur — teď k němu přibyly i výdaje.
Jak se výdaje propojí s přiznáním k DPH
Každý správně zadaný výdaj se automaticky promítne do přiznání k DPH. Aplikace si při generování přiznání sama najde všechny doklady s datem zdanitelného plnění ve zvoleném období a sečte z nich DPH na vstupu (váš odpočet).
Aby se výdaj do přiznání skutečně načetl, musí splňovat dvě podmínky:
Datum zdanitelného plnění spadá do období, za které přiznání podáváte
Výdaj je označený jako zaplacený
Když oba body sedí, výdaj uvidíte v součtu DPH na vstupu při generování přiznání – a odpočet si můžete uplatnit.
Podrobný návod najdete v příslušném článku.
Výdaje a daň z příjmů fyzických osob
Evidované výdaje neslouží jen pro DPH. Jsou taky podkladem pro daňové přiznání fyzických osob (DPFO) – zejména pokud uplatňujete skutečné výdaje místo paušálních. Právě proto se evidence vyplatí i neplátcům DPH, kterých se odpočet DPH netýká.
Kdo využije evidenci výdajů pro DPFO
OSVČ uplatňující skutečné výdaje – místo paušálu počítáte daň z reálných nákladů. Bez evidovaných dokladů to finančnímu úřadu nedoložíte.
OSVČ na paušálu pro každoroční srovnání – přehled výdajů ukáže, jestli se vám paušál stále vyplatí, nebo byste ušetřili na skutečných výdajích.
Pronajímatelé nemovitostí – příjmy z nájmu se daní v rámci DPFO a u nich můžete uplatnit skutečné výdaje (opravy, údržba, energie) nebo 30% paušál.
Fyzické osoby s vedlejším příjmem – kdokoli, kdo přiznává příjmy z podnikání nebo nájmu vedle zaměstnání, využije evidenci pro doložení výdajů.
Jak se evidence použije v aplikaci
Funkce Přiznání k DPFO ve FakturaOnline načte automaticky vaše příjmy z vystavených faktur. U výdajů máte na výběr:
Paušální výdaje – vyberete procento podle typu činnosti (30 %, 40 %, 60 %, 80 %) a aplikace si je sama spočítá z příjmů. Doklady nepotřebujete.
Skutečné výdaje – do pole Výše skutečných výdajů zadáte ručně celkovou částku všech reálných nákladů. A přesně tady přijde evidence vhod – součet máte připravený a všechny doklady uložené pro případnou kontrolu.
Připravili jsme pro vás i podrobný návod krok za krokem.
Tipy pro pohodlnou evidenci výdajů
Zadávejte výdaje průběžně, ne na konci čtvrtletí. Nahromaděná hromada dokladů demotivuje a zvyšuje riziko, že na něco zapomenete
Fotky účtenek ukládejte rovnou do aplikace. Šetří to čas vám i účetní – nemusíte nic dohledávat
Kontrolujte sazbu DPH. U některých plnění se liší od běžné sazby (potraviny, ubytování, knihy) – chybně zadaná sazba zkreslí odpočet
U pravidelných výdajů využijte duplikaci. Měsíční předplatné, nájem nebo paušál za telefon vyplníte jednou a pak už jen kopírujete
Časté otázky
Můžu si jako plátce DPH uplatnit odpočet z každého výdaje?
Ne. Odpočet DPH si můžete uplatnit pouze z výdajů, které souvisejí s vaší ekonomickou činností a u kterých máte řádný daňový doklad od plátce DPH. Z výdajů od neplátců nebo ze soukromých nákupů odpočet nevzniká.
Co když dostanu doklad bez DIČ dodavatele?
Doklady do 10 000 Kč včetně DPH mohou být zjednodušené a obsahovat jen základní údaje – odpočet z nich uplatnit můžete. U vyšších částek je DIČ dodavatele povinné, jinak doklad neslouží pro účely odpočtu DPH.
Jak se ve výdajích vyznám, když jich mám stovky?
Využijte řazení podle sloupců (datum, dodavatel, částka) a poznámky u jednotlivých dokladů. Doklady s nahranou přílohou jsou navíc kdykoli k dohledání – nemusíte hrabat v šanonech.
Proč se mi výdaj nezobrazí v přiznání k DPH?
Nejčastější důvod je špatně zadané datum zdanitelného plnění (mimo zvolené období) nebo neoznačený stav zaplaceno. Zkontrolujte oba údaje v detailu výdaje a přiznání vygenerujte znovu.
Musím evidovat výdaje, i když nejsem plátce DPH?
Pro účely DPH samozřejmě ne, ale evidence se vyplatí z několika důvodů. Pokud uplatňujete skutečné výdaje místo paušálu, potřebujete je doložit kvůli dani z příjmů. I při paušálních výdajích je dobré mít přehled, abyste věděli, kdy se přechod na skutečné výdaje vyplatí. Evidence vám taky ukáže reálnou ziskovost podnikání, pomůže s rozhodováním o registraci k DPH a poslouží při případné daňové kontrole.
Co dělat s papírovým dokladem po nahrání do aplikace?
Originály papírových dokladů je třeba archivovat po dobu stanovenou zákonem (u plátců DPH minimálně 10 let). Sken v aplikaci slouží pro vaši rychlou orientaci, ale originál neztrácí význam.
Jak je to s evidencí výdajů, když platím paušální daň?
Pokud platíte paušální daň, výdaje pro účely daně z příjmů evidovat nemusíte – všechny odvody máte zahrnuté v měsíční platbě. Evidence se ale i tak může hodit pro přehled o ziskovosti podnikání nebo pro případ, že byste z paušálního režimu vystoupili a vrátili se k běžnému zdanění.
Můžu výdaje předat účetní do Pohody nebo Money S3?
Ano. V sekci Exporty si evidované výdaje stáhnete jako XML soubor pro Pohodu nebo Money S3 a účetní ho naimportuje do svého programu bez přepisování. Stejně exportujete i vystavené faktury.
Pořádek ve výdajích = klidnější hlava při daňovém přiznání. A když máte ve FakturaOnline všechno na jednom místě, ušetříte čas sobě i své účetní.
