Tipy na produktivitu pro podnikatele: Jak zůstat soustředěný a efektivní

Proč je soustředění pro podnikatele těžší než pro zaměstnance

Zaměstnanec má šéfa, který určí priority, a kolegy, mezi které se práce rozdělí. Vy nemáte ani jedno. Sami rozhodujete, co je dnes důležité, a sami to taky musíte udělat.

K tomu se během jediného dne přepínáte mezi úplně odlišnými rolemi. Ráno jednáte s klientem, v poledne řešíte fakturu, odpoledne píšete nabídku. Každé takové přepnutí stojí energii a chvíli trvá, než se znovu dostanete do tempa. A na rozdíl od zaměstnance se vám nesoustředěný den promítne rovnou do příjmu.

Naplánujte den podle energie, ne jen podle hodin

Většina lidí má nejvíc energie a nejlepší soustředění v určité části dne — někdo hned ráno, jiný až k večeru. Zjistěte, kdy to platí pro vás, a tuhle dobu si chraňte pro nejnáročnější úkol.

Klasická chyba je strávit nejlepší dvě hodiny dne v e-mailu. Odpovídání na zprávy je důležité, ale zvládnete ho i s poloviční kapacitou. Náročnou nabídku nebo rozhodnutí o dalším směřování firmy ne.

Pracujte v blocích a nepřepínejte mezi úkoly

Multitasking je mýtus. Mozek ve skutečnosti neběží dvě věci naráz, jen rychle přeskakuje mezi nimi — a při každém skoku ztrácí čas i přesnost.

Řešení je seskupovat podobné úkoly do bloků. Všechny telefonáty za sebou. Fakturaci na jedno odpoledne v týdnu. Tvůrčí práci do souvislého úseku bez schůzek. Když nemusíte pořád měnit typ přemýšlení, jde vám práce znatelně rychleji.

Omezte vyrušení dřív, než přijdou

Nejčastější zloděj soustředění je oznámení. Každé pípnutí vás vytáhne z úkolu a vrátit se zpátky trvá klidně několik minut. Vypněte upozornění na telefonu i v prohlížeči a mobil během soustředěné práce odložte z dosahu.

Za rozptýlením se ale často skrývá i prokrastinace — odkládáme to, do čeho se nám nechce. Pokud tenhle vzorec znáte, může vám pomoct náš článek o tom, jak překonat prokrastinaci.

Vyberte si metodu, která vám sedne

Metod na řízení času existují desítky. Nemá smysl zavádět všechny — vyberte jednu, vyzkoušejte ji pár týdnů a nechte si to, co funguje. Pár osvědčených:

• Pomodoro: pracujete 25 minut bez přerušení, pak 5 minut pauza. Po čtyřech kolech delší přestávka. Dobré, když se špatně rozjíždíte.

• Sněz tu žábu: nejnepříjemnější úkol udělejte hned ráno jako první. Zbytek dne je pak z kopce.

• Eisenhowerova matice: úkoly roztřídíte podle toho, co je důležité a co jen naléhavé. Pomůže, když máte pocit, že celý den hasíte a nic nestíháte.

Zbavte se rutiny: delegujte a automatizujte

Spousta podnikatelů tráví hodiny týdně činnostmi, které firmu nikam neposouvají — jen se musí udělat. Opakované vystavování stejných faktur, hlídání, kdo ještě nezaplatil, přepisování údajů. Právě tady se dá získat nejvíc času zpátky.

Co se opakuje, jde většinou zautomatizovat. Pravidelné faktury se dají nastavit tak, aby odešly samy. Upomínky nezaplacených faktur můžete rozesílat automaticky, místo abyste je psali ručně. A co automatizovat nejde, zvažte, jestli to musíte dělat zrovna vy, nebo se to dá delegovat.

Odpočinek není odměna, je součást výkonu

Soustředění se vyčerpává jako baterie. Bez pauz klesá — děláte víc chyb a každý úkol trvá dýl. Krátká přestávka po každém bloku a pořádný spánek nejsou luxus, ale podmínka toho, abyste další den zase fungovali.

Jako podnikatel navíc nemáte pevnou pracovní dobu, takže je snadné pracovat pořád. Nastavte si hranice — konec pracovního dne, jeden den v týdnu volno — a držte se jich stejně poctivě jako termínů vůči klientům. Dlouhodobě je to levnější než vyhoření.