Hospodaření s časem v práci: méně úkolů, vyšší produktivita
Nejdřív snižte počet úkolů
Ne každý úkol na seznamu si zaslouží, abyste ho udělali. Než začnete cokoli plánovat, projděte seznam a u každé položky si položte tři otázky: dá se zrušit, delegovat, nebo zautomatizovat?
Zrušit — úkoly, které nikam neposouvají výsledek. Pravidelná porada bez závěru, report, který nikdo nečte.
Přidělit — věci, které někdo jiný zvládne na 80 %. Perfekcionismus u nepodstatných úkolů je drahý.
Zautomatizovat — opakovaná administrativa. Vystavování stejných faktur, upomínky nezaplacených plateb, kopírování údajů z jednoho místa na druhé.
Automatizace je nejrychlejší způsob, jak úkol nezvládnout líp, ale úplně ho odstranit. Když se opakovaná fakturace nastaví jednou, přestane se objevovat na seznamu každý měsíc.
Zbytek seřaďte podle důležitosti, ne naléhavosti
Naléhavé a důležité není totéž. E-mail, telefon, „rychlá" prosba kolegy vás vytrhnou — a večer zjistíte, že jste celý den hasili cizí požáry.
Rozdělte zbylé úkoly na dvě hromádky: co posouvá vaše cíle a co jen odvádí pozornost. Důležité dejte na dopoledne, kdy máte nejvíc energie. Naléhavé, ale nepodstatné nechte na konec dne — nebo rovnou zrušte.
Živnostník ztrácí každé ráno hodinu v e-mailech, „ať se to nenakupí". Přesune je do dvou bloků (11:00 a 16:00), dopoledne dá zakázce, kterou fakturuje — a vydělá víc, aniž by o e-maily přišel.
Slučujte podobné úkoly do bloků
Přepínání mezi různými typy práce je skrytá daň. Každé přepnutí stojí pár minut, než se znovu soustředíte — a za den se z toho stanou hodiny. Řešení je jednoduché: dělejte podobné věci pohromadě.
Vyřiďte všechny telefonáty za sebou. Zpracujte všechny faktury najednou. Odpovězte na e-maily v jednom bloku, ne po jednom, jak přicházejí. Jeden typ úkolu = jedno okno v kalendáři.
Chraňte si soustředěný čas
Nejtěžší práce potřebuje nepřerušený čas. Vyhraďte si v kalendáři blok 60 až 90 minut na jednu věc, vypněte notifikace a telefon dejte z dohledu — a dejte okolí najevo, že teď nejste k dispozici. Nesedí vám dlouhý blok? Zkuste 25 minut práce a krátkou pauzu. Na metodě nezáleží, jde o to čas na soustředění aktivně bránit — sám nevznikne.
Pomoci může i pravidlo dvou minut. Pokud něco zvládnete za méně než dvě minuty, udělejte to rovnou, místo abyste si přidávali další položku na seznam.
Už tento týden zkuste jeden opakovaný úkol zrušit nebo zautomatizovat a devadesát minut věnovat práci, která vaše podnikání skutečně posouvá.
Mohlo by vás zajímat
Vystavujete každý měsíc ty samé faktury? Nastavte si opakované faktury a FakturaOnline je vystaví za vás.
Kolik úkolů denně se dá reálně zvládnout?
Méně, než většina lidí čeká — obvykle tři až pět podstatných úkolů. Dlouhý seznam vypadá produktivně, ale rozmělní pozornost. Vyberte pár věcí, které opravdu posouvají výsledek, a zbytek zrušte nebo předejte.
Podle čeho poznám, který úkol delegovat?
Delegujte to, co někdo jiný zvládne alespoň na 80 % a co nevyžaduje výhradně vaše rozhodnutí nebo know-how. Opakovaná a časově náročná administrativa je první na řadě.
Funguje multitasking?
Ne. Mozek úkoly nezpracovává souběžně, jen mezi nimi přepíná a s každým přepnutím ztrácí čas i přesnost. Rychlejší je dělat jednu věc a pak druhou.
Jaká metoda je nejjednodušší na začátek?
Zablokujte si v kalendáři jeden 90minutový blok denně na nejdůležitější úkol a v tu dobu vypněte všechna vyrušení. Jedna změna, kterou zvládnete hned zítra.