Změna sídla společnosti
Co je sídlo společnosti a proč na něm záleží
Sídlo společnosti je jeden ze základních identifikačních údajů každé právnické osoby. Zapisuje se do společenské smlouvy (nebo stanov) a do obchodního rejstříku. Občanský zákoník přitom umožňuje, aby v zakladatelském dokumentu byl uveden pouze název obce – celá adresa se pak zapisuje jen do veřejného rejstříku.
V praxi to má zásadní dopad: pokud máte ve společenské smlouvě jen „Praha" a stěhujete se v rámci Prahy, nemusíte společenskou smlouvu vůbec měnit. Pokud se ale stěhujete z Prahy do Brna, musíte změnit i zakladatelský dokument – a to už znamená notářský zápis.
Už při zakládání firmy se vyplatí uvést do společenské smlouvy pouze název obce, nikoli celou adresu. Při budoucím stěhování v rámci stejného města pak ušetříte za notáře.
Dva scénáře: změna v rámci obce vs. do jiné obce
Celý postup se liší podle toho, zda se mění údaj uvedený ve společenské smlouvě, nebo ne. Existují v zásadě dvě situace:
Stěhování v rámci stejné obce (a ve společenské smlouvě je uvedena jen obec) – nejjednodušší varianta. Společenská smlouva se nemění, notářský zápis není potřeba. O změně adresy v obchodním rejstříku může rozhodnout jednatel (statutární orgán), pokud si tuto pravomoc nevyhradila valná hromada.
Stěhování do jiné obce nebo situace, kdy je ve společenské smlouvě uvedena celá adresa – v obou případech dochází ke změně zakladatelského dokumentu. To vyžaduje rozhodnutí valné hromady (u s.r.o. dvoutřetinovou většinou hlasů všech společníků) a notářský zápis.
Pokud se stěhujete do jiné obce a ve společenské smlouvě máte uvedenou původní obec, bez notářského zápisu a změny společenské smlouvy se v rejstříku neposunete. Jde o jednu z nejčastějších chyb.
Jaké dokumenty budete potřebovat
Bez ohledu na to, kterou variantu řešíte, budete pro zápis do obchodního rejstříku potřebovat tyto podklady:
Rozhodnutí příslušného orgánu – buď rozhodnutí jednatele (u změny v rámci obce bez změny společenské smlouvy), nebo zápis z valné hromady ve formě notářského zápisu (pokud se mění společenská smlouva).
Souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla – musí mít úředně ověřený podpis a nesmí být starší než 3 měsíce. Pokud jste vlastníkem sami, postačí výpis z katastru nemovitostí.
Úplné znění společenské smlouvy – pokud došlo k její změně.
Návrh na zápis změny – podává se na předepsaném inteligentním formuláři, který najdete na stránkách justice.cz.
Návrh na zápis změny do obchodního rejstříku lze podat elektronicky přes datovou schránku společnosti. Listiny se přikládají v konvertované podobě – konverzi provede např. Czech POINT, advokát nebo notář.
Komu musíte změnu nahlásit
Po zápisu do obchodního rejstříku si některé instituce změnu zjistí automaticky, u jiných je ale ohlášení vaší povinností:
Živnostenský úřad a finanční úřad – změnu si zjistí samy z obchodního rejstříku, nemusíte jim ji oznamovat. Přesto je dobré ověřit, že k aktualizaci skutečně došlo.
Česká správa sociálního zabezpečení – pokud máte zaměstnance, musíte změnu nahlásit do 8 dnů.
Zdravotní pojišťovny – stejně jako u ČSSZ platí lhůta 8 dnů pro zaměstnavatele. Nahlásit musíte všem pojišťovnám, u kterých jsou vaši zaměstnanci pojištěni.
Registr silničních vozidel – pokud firma vlastní auta, je třeba změnu ohlásit do 10 pracovních dnů u kteréhokoli obecního úřadu obce s rozšířenou působností.
Úřad práce – relevantní pro agentury práce, lhůta je 1 měsíc.
Nezapomeňte změnu sídla promítnout i do smluv, faktur, objednávek, webu, e-mailových podpisů a interních směrnic. Nejčastější problém v praxi není samotný rejstřík, ale zastaralé údaje na dokumentech, které firma denně používá.
Závěr:
Změna sídla společnosti nemusí být složitá, ale vyžaduje správný postup. Klíčové je hned na začátku zjistit, jak máte sídlo zapsané ve společenské smlouvě – od toho se odvíjí, zda vám stačí jednoduchý návrh do rejstříku, nebo budete potřebovat valnou hromadu a notáře. Po provedení změny v rejstříku nezapomeňte na nahlášení institucím (zejména ČSSZ a zdravotním pojišťovnám, pokud máte zaměstnance) a na aktualizaci údajů ve smlouvách, na fakturách a na webu.
