Pohledávky a závazky v účetnictví: účtování, evidence a opravné položky
Co jsou pohledávky a závazky
Pohledávka je právo věřitele požadovat po dlužníkovi určité plnění - nejčastěji zaplacení peněz za dodané zboží nebo službu. Závazek je zrcadlovou stranou téhož vztahu: povinnost dlužníka toto plnění poskytnout.
V účetnictví se s nimi pracuje hlavně proto, že podvojné účetnictví funguje na akruálním principu. Výnos nebo náklad se zaúčtuje v okamžiku jeho vzniku (vystavení faktury), ne až ve chvíli, kdy peníze opravdu odejdou nebo dorazí na účet. Mezi těmito dvěma momenty žijí pohledávky a závazky v rozvaze.
Pohledávky jsou součástí oběžných aktiv firmy. Závazky se podle splatnosti dělí na krátkodobé (do 1 roku) a dlouhodobé (nad 1 rok).
Členění pohledávek a závazků
Z účetního pohledu se nejčastěji rozlišují:
Obchodní pohledávky a závazky - vyplývají z běžné obchodní činnosti (odběratelé, dodavatelé).
Pohledávky a závazky z pracovněprávních vztahů - mzdy, srážky, zálohy zaměstnancům.
Pohledávky a závazky vůči státu - DPH, daň z příjmů, sociální a zdravotní pojištění.
Ostatní pohledávky a závazky - půjčky, kauce, pokuty, smluvní pokuty.
Účtování pohledávek a závazků
V účtové osnově se pohledávky a závazky nacházejí především ve 3. účtové třídě (Zúčtovací vztahy). Klíčové účty jsou účet 311 Odběratelé pro pohledávky a 321 Dodavatelé pro závazky.
Typické účetní zápisy
Vystavená faktura odběrateli (pohledávka):
311 / 602, 604 - pohledávka za odběratelem proti výnosům;
311 / 343 - DPH na výstupu (u plátců DPH).
Přijatá faktura od dodavatele (závazek):
501, 504, 518 / 321 - náklady proti závazku vůči dodavateli;
343 / 321 - DPH na vstupu (u plátců DPH).
Úhrada od odběratele:
221 / 311 - peníze na bankovní účet, snížení pohledávky.
Úhrada dodavateli:
321 / 221 - úhrada závazku z bankovního účtu.
Evidence pohledávek a závazků
Samotné účtování nestačí. K přehledu o tom, komu kolik dlužíte a kdo dluží vám, slouží analytická evidence vedená nejčastěji v podobě tzv. knihy pohledávek a knihy závazků. Z evidence by mělo být u každé položky jasné:
identifikace věřitele/dlužníka (IČO, název);
číslo dokladu a datum vystavení;
datum splatnosti;
původní částka a aktuální zůstatek;
způsob zajištění (pokud nějaké je).
Pravidelně si dělejte tzv. saldokonto - přehled, kdo dluží kolik a po jak dlouhou dobu. Pohledávky po splatnosti řešte hned, ne až při uzávěrce. Šance na vymožení po roce klesá k nule.
Inventarizace pohledávek a závazků
Při účetní uzávěrce se provádí inventarizace pohledávek a závazků. Cílem je ověřit, že stavy v účetnictví odpovídají skutečnosti. Nejčastěji se zasílají odsouhlasení zůstatků obchodním partnerům, prověřuje se promlčení a posuzuje se rizikovost jednotlivých pohledávek.
Opravné položky k pohledávkám
Opravné položky jsou účetní nástroj, jak vyjádřit, že hodnota pohledávky není už 100 %. Pokud odběratel neplatí a riziko, že nezaplatí, roste, neměla by být pohledávka v rozvaze nadále vedena v plné výši - to by zkreslovalo skutečnou finanční situaci firmy. Rozlišují se dva druhy opravných položek:
Účetní opravné položky
Tvoří se podle vnitřního předpisu účetní jednotky. Vyjadřují reálnou míru rizika nesplacení a jsou daňově neuznatelným nákladem. Účtují se obvykle na účtu 559 / 391.
Zákonné opravné položky
Řídí se zákonem o rezervách a jsou daňově uznatelným nákladem. Lze je tvořit jen za přesně daných podmínek, hlavně podle doby uplynulé od splatnosti pohledávky. Účtují se na 558 / 391.
Podle aktuální úpravy lze u nepromlčených pohledávek splatných po určité době tvořit zákonné opravné položky postupně až do 100 % rozvahové hodnoty. Konkrétní procenta a lhůty si vždy ověřte v aktuálním znění zákona o rezervách, protože se podmínky historicky měnily.
Zákonné opravné položky lze tvořit pouze k nepromlčeným pohledávkám a jen pokud o nich bylo účtováno ve výnosech. K pohledávkám z titulu úvěrů, půjček nebo smluvních pokut zákonné opravné položky tvořit nelze.
Odpis pohledávky
Když je jasné, že pohledávka už nebude nikdy zaplacena (dlužník zanikl bez nástupce, skončil v konkurzu, byla promlčena), přichází na řadu odpis. Tehdy se pohledávka z účetnictví zcela vyřadí.
Účtuje se 546 (Odpis pohledávky) / 311. Pokud k pohledávce existovala opravná položka, nejprve se rozpustí (391 / 558 nebo 559). Daňová uznatelnost odpisu se posuzuje podle stejných pravidel jako u zákonných opravných položek.
I po odpisu z účetnictví se pohledávka eviduje na podrozvahových účtech. Dlužník stále existuje a teoreticky může dluh uhradit - pak by se zaúčtoval jako mimořádný výnos.
Promlčení pohledávek
Promlčení znamená, že po uplynutí promlčecí lhůty může dlužník vznést námitku promlčení a soud pohledávku nevymůže. Obecná promlčecí lhůta je tříletá, ale v některých případech může být delší. Promlčená pohledávka stále právně existuje - jen ji nelze úspěšně vymáhat soudně.
Promlčení nezaniká automaticky. Pokud dlužník dluh i po promlčení dobrovolně zaplatí, jde o platné plnění. Soudně ho ale už nedonutíte.
Nejčastější otázky:
1. Na jakých účtech se účtují pohledávky a závazky?
Pohledávky z obchodního styku se účtují především na účtu 311 (Odběratelé), závazky na 321 (Dodavatelé). Existují i specifické účty pro vztahy se zaměstnanci, státem nebo společníky.
2. Jaký je rozdíl mezi účetní a zákonnou opravnou položkou?
Účetní opravná položka se tvoří podle vnitřního předpisu a je daňově neuznatelná. Zákonná se tvoří podle zákona o rezervách a je daňově uznatelná, ale jen u nepromlčených pohledávek, o kterých bylo účtováno ve výnosech.
3. Kdy lze pohledávku odepsat?
Když je zřejmé, že nebude uhrazena - typicky při zániku dlužníka bez nástupce, neúspěšném konkurzu nebo promlčení. Daňově uznatelný odpis má svá pravidla podle zákona o daních z příjmů.
4. Co je inventarizace pohledávek?
Ověření, že stavy pohledávek a závazků v účetnictví odpovídají skutečnosti. Provádí se k rozvahovému dni, často formou odsouhlasení zůstatků s obchodními partnery.
Závěr:
Pohledávky a závazky nejsou jen účetní položky - odrážejí reálný stav vašeho podnikání. Firma s nezaplacenými fakturami za stovky tisíc může vypadat na papíře zisková, ale v praxi jí chybí peníze na výplaty. Proto se vyplatí věnovat jim soustavnou pozornost, ne jen jednou ročně při uzávěrce. Tři věci, které mají největší dopad: důsledná evidence (vědět, kdo a kolik dluží), včasné účtování opravných položek (reálný obraz aktiv a daňová úspora) a aktivní práce s pohledávkami po splatnosti (čím dříve, tím větší šance na vymožení).
