Inventura
Co je inventura a k čemu slouží
Inventura je proces, při kterém se zjišťuje skutečný stav majetku a závazků k určitému datu. Jednoduše řečeno: jdete do skladu, do kanceláře nebo do účetnictví a fyzicky (nebo dokladově) zkontrolujete, co firma reálně má a komu co dluží.
Cílem inventury je získat věrný obraz o stavu firmy. Bez ní by účetní závěrka byla pouze odhadem - účetnictví by ukazovalo jeden stav, realita by mohla být úplně jiná.
Inventura je podle zákona o účetnictví povinná pro všechny účetní jednotky. Týká se i podnikatelů vedoucích daňovou evidenci, kteří musí na konci roku zjistit skutečný stav zásob, pohledávek a závazků.
Inventura vs. inventarizace - v čem je rozdíl
Tyto pojmy se v praxi často zaměňují, ale mají odlišný význam.
Inventura je samotné zjišťování skutečného stavu. Spočítáte zboží, ověříte stav pokladny, zkontrolujete pohledávky.
Inventarizace je širší pojem, který zahrnuje:
přípravu (plán, určení osob, termínů);
inventuru jako takovou (fyzické nebo dokladové zjištění);
porovnání skutečnosti s účetním stavem;
vyčíslení a vypořádání rozdílů (manka, přebytky);
vyhotovení inventarizačního zápisu.
Inventura je tedy jednou z fází inventarizace. Když mluvíme o „dělání inventury", v praxi obvykle myslíme celý proces inventarizace.
Druhy inventury
Podle způsobu zjišťování stavu rozlišujeme dva základní typy.
Fyzická inventura - Používá se pro hmotný majetek, který lze přepočítat, zvážit nebo změřit - zásoby na skladě, hotovost v pokladně, dlouhodobý hmotný majetek (stroje, vozidla, nábytek).
Dokladová inventura - Slouží pro majetek a závazky, které nelze fyzicky uchopit - pohledávky, závazky, bankovní účty, nehmotný majetek (software, licence), opravné položky. Stav se ověřuje porovnáním účetních záznamů s doklady, výpisy nebo potvrzeními od obchodních partnerů.
Kdy se inventura provádí
Inventura se dělá především k datu sestavení účetní závěrky, tedy obvykle k 31. prosinci. Zákon ale rozlišuje:
Periodická inventura
Provádí se k rozvahovému dni - jednou ročně k datu závěrky. Toto je nejběžnější způsob u většiny firem.
Průběžná inventura
Lze ji použít u zásob a dlouhodobého majetku, který je evidován podle druhů nebo míst uložení. Inventura se rozloží v průběhu roku, ale každý druh majetku musí být zinventovaný alespoň jednou za účetní období.
Průběžná inventura se hodí firmám s velkým objemem zásob - místo jednoho hektického prosince můžete sklad inventovat po částech celý rok a do závěrky vstoupíte v klidu.
Jak na inventuru krok za krokem
1. Příprava
Stanovte termín, určete inventarizační komisi (minimálně dva lidé, aby se předešlo manipulaci) a připravte podklady - skladové karty, evidenci majetku, saldokonta.
2. Vlastní inventura
Fyzicky přepočítejte zásoby nebo zkontrolujte doklady. Vše zaznamenávejte do inventurního soupisu. Ten musí obsahovat:
den zahájení a ukončení inventury;
den, ke kterému se sestavuje;
způsob zjišťování stavu;
ocenění majetku a závazků;
podpisy členů komise.
3. Porovnání s účetnictvím
Skutečný stav z inventurního soupisu porovnejte se stavem v účetnictví. Rozdíly označte jako manko (skutečný stav je nižší) nebo přebytek (skutečný stav je vyšší).
4. Vypořádání rozdílů
Manka a přebytky se musí zaúčtovat. U manka je třeba určit, zda jde o manko do normy (přirozený úbytek - vyschnutí, odpaření) nebo nad normu, případně zaviněné konkrétní osobou.
5. Inventarizační zápis
Závěrečný dokument shrnuje průběh, výsledek a navržená opatření. Podepisují ho členové komise a odpovědné osoby.
Inventurní soupisy a inventarizační zápisy musíte archivovat 5 let po skončení účetního období, kterého se týkají. Při kontrole z finančního úřadu jsou to první dokumenty, které kontrolor chce vidět.
Manka a přebytky - jak je řešit
Manko do normy (technologické a přirozené úbytky) se účtuje do nákladů a je daňově uznatelné, pokud má firma stanovené normy.
Manko nad normu je daňově neuznatelné, pokud není předepsáno k úhradě konkrétní osobě (typicky hmotně odpovědnému zaměstnanci).
Přebytek se účtuje do výnosů. Pokud jde o přebytek, který lze prokazatelně přiřadit k dříve účtovanému manku, lze jej vzájemně kompenzovat.
Manka a přebytky stejného druhu zásob nalezené při téže inventuře lze za určitých podmínek kompenzovat - ale jen u zaměnitelných zásob, nikdy ne mezi různými druhy majetku.
Nejčastější chyby při inventuře
Chybějící podpisy na inventurním soupisu - bez nich není dokument platný.
Inventura provedená jednou osobou - odporuje principu nezávislé kontroly.
Nezdokumentované rozdíly - manko nebo přebytek bez vysvětlení vzbudí pozornost při kontrole.
Pozdní inventura - provedení až po sestavení účetní závěrky popírá její smysl.
Nedotažené dokladové inventury - pohledávky a závazky se často podcení, přitom právě tam bývají největší rozdíly.
Nejčastější otázky:
1. Musím dělat inventuru, když vedu daňovou evidenci?
Ano. I poplatníci vedoucí daňovou evidenci musí na konci zdaňovacího období zjistit skutečný stav zásob, pohledávek, závazků a hmotného majetku a tento stav doložit.
2. Kolik lidí musí být v inventarizační komisi?
Zákon přesný počet neuvádí, ale v praxi se doporučují minimálně dva lidé - kvůli zachování principu kontroly čtyř očí. U menších firem může komisi tvořit jednatel a účetní.
3. Co se stane, když manko zaúčtuji špatně?
Riskujete daňový doměrek. Manko nad normu, které není předepsáno zaměstnanci k úhradě, je daňově neuznatelné - pokud ho zahrnete do nákladů, finanční úřad ho při kontrole vyloučí a doměří daň.
4. Jak dlouho musím archivovat inventurní dokumenty?
Inventurní soupisy a inventarizační zápisy se archivují 5 let po skončení účetního období, kterého se týkají.
Závěr:
Inventura není formalita, ale klíčový nástroj kontroly. Bez ní by účetní závěrka byla jen odhadem a firma by ztratila přehled o tom, co skutečně vlastní a komu dluží. Pravidelná, dobře zdokumentovaná inventura odhalí chyby v evidenci, zabrání nepříjemným překvapením při daňové kontrole a v konečném důsledku šetří peníze i čas. Pokud si nejste jistí, jak na inventuru ve své firmě, vyplatí se postupovat metodicky: připravit plán, sestavit komisi, oddělit fyzickou a dokladovou část a každý krok řádně zaznamenat. Drobná investice do pořádné přípravy se vrátí v hladkém průběhu závěrky.
