Politika schvalování
Politika schvalování jsou jednoduchá interní pravidla, podle kterých ve firmě schvalujete doklady a platby. Pomáhá držet pořádek, snižuje chyby a jasně říká, kdo co kontroluje u faktur, objednávek nebo nákladů.
Může být jednoúrovňová (schválí jeden člověk) nebo víceúrovňová (postupně více rolí), s limity podle částky či typu výdaje. Schválení může být předem (před objednávkou) nebo před platbou, ruční i automatické v systému, vždy s evidencí schválení a uloženým záznamem.
Co by měla politika schvalování jasně říct:
- kdo schvaluje jaké typy dokladů (faktury, objednávky, náklady)
- limity a výjimky (podle částky, dodavatele nebo projektu)
- pořadí kroků a co se kontroluje (věcná a formální kontrola)
- způsob schválení a evidence (podpis, e‑mail, kliknutí v systému)
- náhradníci při nepřítomnosti a odpovědnosti
- kde se doklady a záznamy o schválení uchovávají
Jednoduchý příklad
Přijatou fakturu nejdřív ověří ten, kdo službu objednal. Vedoucí potvrdí rozpočet a účetní provede formální kontrolu a připraví platbu.
Pro malé firmy stačí stručný popis kroků a jasné role. Jak firma roste, hodí se víceúrovňové schvalování, náhradníci a pravidla pro výjimky. Mějte pravidla v interní směrnici a v účetním systému nastavte odpovídající oprávnění.
Tip pro malé firmy
Začněte s jednoduchými limity a jedním schvalovatelem, ale vždy ukládejte záznam o tom, kdo a kdy schválil. V systému nastavte oprávnění tak, aby jedna osoba nemohla sama objednat, schválit i zaplatit.
