Elektronický podpis zefektivňuje komunikaci s úřady i obchodními partnery a je důležitým nástrojem digitalizace. V článku přehledně shrnujeme, jak elektronický podpis funguje, jaký druh je pro vás vhodný a jak jej založit.

Kdy podnikatelé využijí elektronický podpis

Elektronický podpis není povinností pro každého podnikatele, ale v některých situacích je neocenitelný. Hodí se zejména v případech:

  • veřejné zakázky a žádosti o dotace,

  • mezinárodní obchodní komunikace,

  • podepisování smluv s klienty či partnery,

  • elektronická daňová přiznání a podání vůči státní správě,

  • komunikace s úřady v rámci EU.

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.note_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Elektronický podpis má v Evropské unii stejnou právní sílu jako vlastnoruční podpis – pokud splňuje kvalifikované požadavky dle směrnice eIDAS.

Co je elektronický podpis a jak funguje

Elektronický podpis je datový prvek připojený k digitálnímu dokumentu, který ověřuje identitu podepisující osoby a zajišťuje neměnnost dokumentu. Umožňuje tak bezpečnou a efektivní komunikaci v digitálním prostředí.

Proces fungování:

  1. Vytvoření digitálního otisku dokumentu – unikátní řetězec dat, který se mění při jakékoliv úpravě dokumentu.

  2. Šifrování podpisovým klíčem – dokument se zašifruje soukromým klíčem, ověření probíhá pomocí veřejného.

  3. Použití certifikátu – certifikát spojuje podpis s konkrétní osobou.

Druhy elektronického podpisu

Elektronické podpisy se rozlišují podle úrovně důvěryhodnosti a právní váhy:

1. Kvalifikovaný elektronický podpis

  • Nejvyšší úroveň bezpečnosti.

  • Vydáván akreditovanou certifikační autoritou.

  • Používá kvalifikovaný prostředek (např. eObčanka, čipová karta, USB token).

  • Rovná se vlastnoručnímu podpisu dle práva EU.

2. Zaručený elektronický podpis

  • Založen na kvalifikovaném certifikátu.

  • Nepoužívá kvalifikovaný prostředek.

  • Vhodný pro méně rizikové dokumenty.

3. Prostý elektronický podpis

  • Např. naskenovaný podpis nebo kreslený prstem.

  • Nízká právní vymahatelnost.

  • Nevhodný pro důležité smlouvy.

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.alert_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Používáte-li elektronický podpis v obchodní komunikaci, vždy si ověřte požadavky druhé strany. Některé instituce či firmy akceptují jen kvalifikované podpisy.

Jak získat elektronický podpis

Pro získání elektronického podpisu potřebujete kvalifikovaný certifikát. Ten vydávají v Česku tyto akreditované certifikační autority:

  • První certifikační autorita

  • PostSignum (Česká pošta)

  • eIdentity

Postup:

  1. Vyplňte žádost online nebo osobně (např. na CzechPointu).

  2. Pokud máte eObčanku a čtečku, vše zařídíte elektronicky.

  3. Po schválení vám bude certifikát zaslán e-mailem.

  4. Nainstalujte certifikát dle návodu a začněte podepisovat.

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.info_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Jak dokument elektronicky podepsat

Podepsání dokumentu probíhá jednoduše:

  • Otevřete PDF (nebo Word).

  • Klikněte na „Použít certifikát“ → „Digitálně podepsat“.

  • Vyberte příslušný certifikát.

  • Potvrďte a dokument je připraven k odeslání.

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.note_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Stejný postup platí i pro jiné typy souborů. Elektronický podpis je následně neoddělitelnou součástí dokumentu.

Platnost a obnova certifikátu

Certifikáty mají roční platnost a neobnovují se automaticky. Před koncem platnosti si je nezapomeňte prodloužit.

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.tip_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Můžete buď požádat o následný certifikát elektronicky s využitím svého dosud platného elektronického podpisu, nebo absolvovat celý proces znovu a získat nový certifikát.

Závěr

Elektronický podpis je moderní a bezpečný nástroj pro podnikatele, kteří chtějí zefektivnit správu dokumentů a zajistit jejich právní validitu. I když jeho využití není povinné, v mnoha případech přináší zásadní výhody. Díky kvalifikovanému certifikátu a jednoduchému používání může být efektivní součástí každodenní podnikatelské praxe.