Vzkaz na faktuře je krátká personalizovaná poznámka přidaná k dokumentu, často v dolní části nebo v určeném oddíle. Doplňuje standardní údaje o transakci tím, že vyjadřuje poděkování, připomíná nebo poskytuje pokyny k platbě. Přestože faktury jsou formálními dokumenty, zpráva na faktuře dodává vašim interakcím lidský a profesionální rozměr.
Proč je důležité uvádět na faktuře vzkaz?
Přidání efektivní zprávy na faktuře může vaší firmě přinést mnoho výhod:
Zajišťuje přehlednost: Jasně sděluje platební podmínky a zásady, čímž snižuje zmatek.
Přidává osobní přístup: Promyšlený vzkaz ukazuje zákazníkům, že si jejich obchodu vážíte.
Podporuje včasné platby: Připomínky snižují zpoždění a podporují rychlé jednání.
Vytváří důvěru: Vybroušená sdělení posilují profesionalitu vaší firmy.
Obsahuje důležité informace: Pomáhá sdělit důležité údaje nebo pokyny, aniž by fakturu zahltil.
Jak vytvořit profesionální zprávu na faktuře
Pomocí těchto jednoduchých kroků vytvoříte profesionální zprávu na faktuře:
Určete účel: Rozhodněte se, zda má zpráva sloužit k poděkování, připomenutí, instrukcím nebo jiné komunikaci.
Zachovejte zdvořilý tón: Dbejte na to, aby sdělení byla zdvořilá a odrážela hlas vaší značky.
Používejte jasný a jednoduchý jazyk: Ujistěte se, že je obsah snadno srozumitelný, aby nedošlo k nedorozumění.
Zachovejte stručnost: Stačí několik vět, dlouhá sdělení mohou čtenáře zahltit.
Buďte přesní: Pro zachování profesionality zkontrolujte, zda v nich nejsou překlepy nebo chyby.
Přizpůsobte ho svému oboru: Přizpůsobte tón svému oboru - konverzační pro kreativní obory, formální pro profesionální služby.
Před odesláním faktury si ji pečlivě přečtěte: Zkontrolujte, zda je správná.
Příklad správného formátování
"Děkujeme vám za váš obchod! Vezměte prosím na vědomí, že tato faktura je splatná do [datum]. V případě jakýchkoli dotazů nás laskavě kontaktujte."
Příklady účinných zpráv na fakturách
Děkovný vzkaz: "Děkujeme vám za váš obchod! Opravdu si vážíme vaší podpory a těšíme se na další spolupráci."
Připomínka k platbě: "Připomínka: Platba je splatná do [datum]. Děkujeme vám za rychlou pozornost, kterou jste této záležitosti věnovali!"
Nabídka slevy: "Zaplaťte do 7 dnů a využijte 5% slevu na další nákup!"
Žádost o zpětnou vazbu: "Na vašem názoru záleží! Podělte se o svůj názor na adrese [odkaz] nebo nám napište na adresu [email]."
Připomínka zásad: "Upozorňujeme, že za každou platbu přijatou po [datum splatnosti] bude účtován poplatek z prodlení ve výši [částka]."
Zpráva pro prvního zákazníka: "Vítejte! Děkujeme, že jste nám svěřili svou první objednávku. Těšíme se, že vám budeme moci opět sloužit!"
Tip
Šablony vždy přizpůsobte tak, aby odpovídaly vašim specifickým vztahům s klienty a obchodním potřebám.
Jak zpráva na faktuře zlepšuje vztahy se zákazníky
Pečlivá zpráva na faktuře může zlidštit vaši firmu a ukázat klientům, že si jich vážíte.
Vděčnost podporuje dobrou vůli: Jednoduché poděkování posiluje vztah s klientem.
Profesionální přístup buduje důvěru: Vypilovaný, bezchybný účet je příkladem spolehlivosti.
Podporuje loajalitu: Osobní komunikace zanechává pozitivní dojem, čímž zvyšuje šanci na opakované uzavření smlouvy.
Snižuje tření: Jasné a přátelské připomenutí termínů plateb zlepšuje proces transakce.
Příklad
Představte si, že nový klient obdrží spolu s první fakturou profesionální poděkování. Díky tomuto malému gestu se cítí oceněn, což buduje důvěru a podporuje dlouhodobou spolupráci.
Závěr: Další kroky při tvorbě dokonalých fakturačních zpráv
Přidávání profesionálních, personalizovaných zpráv do faktur je jednoduchý, ale účinný způsob, jak zlepšit komunikaci se zákazníky, posílit vztahy a zajistit včasné platby. Projděte si výše uvedené tipy a příklady a ještě dnes začněte přizpůsobovat své zprávy na fakturách, abyste zjistili, co je pro vaši firmu nejlepší!
