Podnikatelé i firmy mají ze zákona povinnost uchovávat rozsáhlou dokumentaci – od faktur přes účetní závěrky až po mzdové listy. Archivace se řídí typem dokumentu a pohybuje se od 3 do 45 let. V článku přinášíme přehled povinných lhůt, možností archivace i pravidel skartace.
Které dokumenty musíte uchovávat
Rozsah povinné archivace závisí na tom, zda jste plátci DPH, zda vedete účetnictví nebo zaměstnáváte pracovníky.
Neplátci DPH: povinně uchovávají pouze dokumenty potřebné pro daňovou kontrolu, tj. faktury, příjmové doklady a bankovní výpisy.
Plátci DPH: archivují všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně, minimálně po dobu 10 let.
Účetní jednotky: mají povinnost archivovat účetní závěrky, výroční zprávy, účetní doklady, knihy, inventurní soupisy a odpisové plány.
Zaměstnavatelé: navíc uchovávají mzdové listy, evidenční listy a seznamy společníků nebo členů orgánů společnosti.
Jak dlouho archivovat jednotlivé dokumenty
Archivace dokumentů se řídí zákonem a liší se podle jejich povahy. Účetní doklady (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy) a většina účetních záznamů se uchovávají 5 let, účetní závěrky a výroční zprávy 10 let. Daňové doklady k DPH je nutné archivovat 10 let. U dokumentů zaměstnavatelů platí různé lhůty: evidenční listy 3 roky, seznamy společníků 6 let, mzdové listy pro důchodce 10 let, a pro důchodové pojištění až 45 let.
Dokumenty |
Doba archivace |
Běžné účetní doklady (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy, účetní knihy) |
5 let |
Účetní závěrky, výroční zprávy |
10 let |
Daňové doklady k DPH |
10 let |
Dokumenty zaměstnavatelů (evidenční listy, seznamy, mzdové listy) |
3–45 let podle typu |
Faktury: neplátci DPH |
5 let |
Faktury: plátci DPH |
10 let |
Daňová přiznání |
nepovinné, podklady ano |
Doba archivace smluv se řídí dobou jejich trvání a promlčecí lhůtou, během níž lze uplatnit nároky ze smlouvy.
Jak archivovat: fyzicky nebo elektronicky?
Dokumenty lze uchovávat tištěně i elektronicky. Zákon umožňuje obě formy.
Tištěná archivace: vyžaduje prostor a systém (pořadače, archivační krabice, štítky).
-
Elektronická archivace: úsporná, ekologická a efektivní, ale vyžaduje dodržení zásad:
čitelnost (ideálně ve formátu PDF/A);
věrohodnost původu (elektronický podpis);
neporušitelnost obsahu (časové razítko).
Skartace a skartační povolení:
Po uplynutí povinné lhůty je možné dokumenty zlikvidovat. Nejbezpečnější metodou je skartace. Spalování se nedoporučuje.
OSVČ: povolení nepotřebují.
Společnosti a družstva: některé dokumenty musí nejprve nabídnout státnímu archivu.
Závěr
Archivace účetních a daňových dokumentů je povinnost, kterou podnikatelé ani firmy nesmí podceňovat. Doby uchovávání se výrazně liší – od několika let u běžných účetních dokladů až po 45 let u mzdových listů. Rozhodující je typ dokumentu, právní forma podnikání a skutečnost, zda jste plátci DPH nebo zaměstnavatel.Správně vedená archivace vám ušetří problémy při kontrolách, minimalizuje riziko sankcí a zároveň zaručí, že budete mít potřebné doklady vždy k dispozici.
