Faktury se někdy nepodaří vytvořit z důvodů jako jsou chyby nebo technické problémy, kterým lze předejít. Seznam nejčastějších důvodů a způsobů řešení naleznete níže:
Neúplné nebo nesprávné fakturační údaje (např. nesprávný název společnosti, chybějící daňové identifikační číslo nebo neplatný způsob platby).
Problémy s platbami, jako jsou neúspěšné transakce, neplatné kreditní karty nebo nezaplacené zůstatky.
Závady softwaru nebo chyby serveru během procesu objednávky.
Omezení, jako jsou prahové hodnoty pro generování faktur nebo časové prodlevy.
Tip
Abyste předešli chybějícím fakturám, vždy překontrolujte fakturační údaje, ujistěte se, že je váš způsob platby platný, a nepoužívejte zastaralý software nebo prohlížeče.
Jak mohu vyřešit problémy s platbou pomocí zákaznického servisu?
Pokud se vám objeví výstraha "Je nám líto, ale fakturu se nám nepodařilo vytvořit", tady je průvodce krok za krokem:
Shromážděte informace: Než se obrátíte na společnost, připravte si všechny potřebné údaje, jako jsou čísla faktur, potvrzení objednávek a doklady o zaplacení (např. účtenky nebo bankovní výpisy).
Kontaktujte zákaznickou podporu: K vysvětlení svého problému použijte oficiální kanály společnosti, jako je živý chat, e-mailová podpora nebo přímá telefonní linka.
Buďte jasní a konkrétní: Důkladně popište problém, zmiňte chybová hlášení nebo konkrétní poplatky a případně předložte důkazy.
Zaznamenejte všechny podrobnosti: Během komunikace si poznamenejte důležité podrobnosti, jako je číslo případu nebo jméno zástupce.
Požádejte o eskalaci: Pokud se problém nepodaří vyřešit, zdvořile požádejte o eskalaci na vyšší instanci, například na fakturační oddělení nebo manažera.
Příklad
Představte si odmítnutou platbu z důvodu nesprávných údajů o kartě. Obraťte se na zákaznický servis, vysvětlete problém, předložte aktualizované platební údaje a požádejte o okamžité opětovné zpracování platby.
Co mám dělat, když se objeví zpráva "Je nám líto, ale nemohli jsme vytvořit vaši fakturu"?
Setkání s touto chybovou zprávou může být frustrující, ale zde je jednoduchý kontrolní seznam pro řešení problémů:
Dvakrát zkontrolujte vstupní údaje: Zkontrolujte, zda jsou všechny fakturační a platební údaje přesné a aktuální.
Zkuste to znovu v jiném prohlížeči: Použijte soukromý režim/režim inkognito, abyste vyloučili problémy s mezipamětí nebo soubory cookie.
Aktualizujte software: Zkontrolujte, zda je používaná platforma nebo software nejnovější verze.
Kontaktujte podporu: Sdílejte snímky obrazovky s chybami a popište, co vedlo k problému, abyste ho mohli rychleji vyřešit.
Vyhněte se duplicitním transakcím: Zajistěte, aby se platby neopakovaly, a předejděte tak nadměrným poplatkům.
Opakované pokusy bez vyřešení základního problému mohou vést k duplicitním poplatkům nebo dalším zpožděním. Buďte vždy obezřetní.
Na koho se mám obrátit s dotazy ohledně problémů s fakturami?
Znalost správného oddělení, na které se obrátit, vám může ušetřit čas:
V případě problémů s fakturami se obraťte přímo na fakturační nebo účetní oddělení.
Pokud je problém technického rázu, obraťte se na technickou podporu nebo zkontrolujte možnosti automatického helpdesku.
V případě fakturace B2B se spojte se svým specializovaným account manažerem, který vám poskytne pomoc na míru.
Společnosti často poskytují live chat nebo online systémy ticketů podpory pro rychlé řešení problémů - využijte je jako první krok.
Jak může zákaznický servis pomoci při problémech s platbami?
Zákaznický servis je cenným zdrojem informací pro řešení problémů souvisejících s platbami. Nabízejí přímá řešení, jako je zpracování vrácení peněz, řešení problémů s neúspěšnými platbami nebo opětovné vystavení faktur. Kromě toho mohou nevyřešené problémy eskalovat na technické nebo manažerské týmy a zajistit tak včasné aktualizace a odpovědnost.
Zákaznický servis zajišťuje rychlejší řešení problémů tím, že:
Zpracovává vrácení přeplatků nebo duplicitních poplatků.
Opětovným zasíláním neúspěšných faktur a ověřováním stavů transakcí.
Eskalace složitých problémů na vyšší orgány.
Dodržováním těchto kroků a efektivním využíváním služeb zákazníkům se řešení problémů s platbami stává mnohem snazším a zajišťuje minimální narušení vašich transakcí.
