Opravy chyb v účetních dokladech i samotném účetnictví jsou nedílnou součástí správného vedení účetní evidence. Aby zůstalo účetnictví úplné, průkazné a srozumitelné, je nutné dodržovat stanovené zásady při opravách chyb v běžném i minulém účetním období. Správný postup chrání účetní jednotku před sankcemi i zpochybněním účetní závěrky.
Opravy účetních chyb v běžném účetním období
Opravy nebo doplnění v účetních záznamech nesmějí ohrozit průkaznost ani přehlednost účetnictví. Každá oprava musí být provedena tak, aby bylo možné určit:
osobu odpovědnou za opravu;
okamžik jejího provedení;
a obsah původního i opraveného záznamu.
Za opravu se nepovažuje pouhé doplnění informace, pokud nemění původní obsah a nenarušuje průkaznost, trvalost a srozumitelnost záznamu. Opravovaný údaj musí zůstat čitelný. Vymazání nebo přepsání původního údaje je nepřípustné. Každá oprava musí být označena datem a podpisem odpovědné osoby.
Opravy chyb v minulých účetních obdobích
Jakmile je účetní závěrka schválena a zveřejněna, nelze ji již měnit – uzavřené účetnictví je považováno za definitivní. Výjimkou je situace, kdy účetní jednotka do schválení závěrky zjistí, že účetní knihy neodpovídají skutečnosti.
V takovém případě může účetní jednotka:
účetní knihy znovu otevřít;
provést opravu účetních zápisů;
a sestavit novou účetní závěrku.
Opravy významných chyb minulých období se účtují na rozvahový účet „Jiný výsledek hospodaření minulých let“. Tyto změny musí být vždy uvedeny v příloze účetní závěrky.
Oprava chybně vystaveného účetního dokladu
Chybný doklad lze opravit dvěma způsoby – bezdokladově nebo dokladově. Volba postupu závisí na tom, zda doklad zůstává v účetní jednotce, či byl již odeslán.
Bezdokladová oprava
Používá se u interních dokladů (např. příjemky, výdejky).
Chybný údaj přeškrtněte jednou čarou a vedle napište údaj správný.
Uveďte datum, podpis a poznámku, kdo a kdy opravu provedl.
Tento způsob nelze použít u odeslaných faktur.
Dokladová oprava
Provádí se vystavením nového opravného dokladu – např. opravené faktury.
Nový doklad musí odkazovat na původní číslo opravovaného dokladu.
Na původním dokladu se uvede poznámka o existenci opravného dokladu.
V případě významných změn je vhodné doplnit stručný důvod opravy.
Zajistěte, aby oba doklady (původní i opravný) byly vzájemně propojeny.
Každou opravu archivujte spolu s vysvětlením – usnadní to případnou kontrolu.
Závěr:
Opravy účetních chyb vyžadují preciznost, transparentnost a znalost legislativy. Každá úprava musí být zpětně dohledatelná a jasně označená, včetně data a osoby, která opravu provedla. U chyb minulých období je nezbytné respektovat zásadu bilanční kontinuity a případné úpravy řádně uvést v příloze účetní závěrky. Opravy dokladů pak musí být vždy prováděny v souladu s pravidly – bezdokladově u interních dokumentů, dokladově u odeslaných faktur.
