Oběh účetních dokladů je nedílnou součástí každého účetního systému. Zahrnuje sled kroků od vystavení či přijetí dokladu až po jeho archivaci a skartaci. Správně nastavený proces zajišťuje průkaznost účetnictví, minimalizuje riziko chyb a umožňuje efektivní kontrolu i dodržení všech zákonných povinností.

Problematika oběhu účetních dokladů

Oběh účetních dokladů tvoří ucelený proces, který začíná vystavením nebo přijetím dokladu a končí jeho skartací po uplynutí archivační lhůty. Cílem je zajistit, aby byly všechny účetní operace průkazné, kontrolovatelné a v souladu se zákonem o účetnictví. Každá účetní jednotka by měla mít zpracován vnitřní předpis, který tento proces detailně popisuje.

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.note_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Základ průkazného účetnictví spočívá v důsledném a systematickém vedení dokladových řad, které musí být úplné, plynulé a bez duplicit. Každému typu účetního dokladu se přiděluje vlastní číselná řada, aby byla zajištěna přehlednost a možnost jednoznačné identifikace.

Fáze oběhu účetních dokladů

Aby účetnictví bylo přesné, průkazné a v souladu se zákonem, je nutné, aby oběh účetních dokladů probíhal podle jasně stanovených pravidel. Tento proces zahrnuje několik na sebe navazujících kroků, které zajišťují správné zpracování, kontrolu a uchování všech účetních záznamů.

1. Vyhotovení nebo přijetí dokladu

Proces začíná vystavením (u vydaných faktur) nebo přijetím (u přijatých faktur, bankovních a pokladních dokladů) účetního dokladu. Ten musí splňovat všechny zákonné náležitosti:

  • označení dokladu;

  • popis účetního případu a účastníků;

  • částku nebo jednotkovou cenu a množství;

  • datum vyhotovení;

  • datum uskutečnění účetního případu;

  • podpisové záznamy osob odpovědných za věcnou a formální správnost.

2. Přezkoušení správnosti dokladu

Doklady je nutné přezkoumat po věcné i formální stránce.

  • Věcná správnost potvrzuje, že se účetní případ skutečně stal a odpovídá realitě (např. že zboží bylo dodáno ve správném množství a ceně).

  • Formální správnost zajišťuje, že doklad obsahuje všechny zákonem stanovené náležitosti a je účetně zpracovatelný.

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.alert_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Věcnou správnost zpravidla ověřuje vedoucí pracovník nebo odpovědná osoba daného útvaru, která potvrzuje skutečné uskutečnění účetního případu. Formální správnost následně potvrzuje účetní, jež zodpovídá za úplnost a správnost všech náležitostí dokladu.

3. Příprava k zaúčtování

Tato fáze zahrnuje:

  • třídění dokladů podle druhu (faktury, bankovní výpisy, pokladní doklady);

  • číslování a označování podle interní směrnice;

  • zápis do pomocných účetních knih (např. kniha přijatých nebo vydaných faktur);

  • předkontaci – doplnění účtovacího předpisu.

4. Zaúčtování

Doklady se zaúčtovávají do účetních knih – deníku a hlavní knihy. Tento krok potvrzuje správnost a úplnost záznamu v účetnictví a zajišťuje jeho návaznost na účetní výkazy.

5. Archivace účetních dokladů

Archivace představuje klíčovou část oběhu dokladů, jelikož slouží k ochraně účetní evidence před ztrátou, poškozením nebo neoprávněným zásahem.
Podle zákona o účetnictví je účetní jednotka povinna doklady uchovávat po stanovenou dobu – běžně po dobu 5 až 10 let. Některé dokumenty, zejména mzdové doklady, musí být uchovávány až 45 let, což vyplývá ze zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.

Předčasná skartace účetních dokladů může vést nejen k porušení zákona o účetnictví, ale i ke zkomplikování daňové kontroly či nemožnosti zpětně doložit vzniklé náklady.

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.info_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

6. Skartace

Po uplynutí zákonné archivační lhůty může účetní jednotka přistoupit ke skartaci – tedy fyzickému nebo elektronickému zničení dokladů. Tento proces musí být rovněž zdokumentován a proveden bezpečným způsobem, aby nedošlo k úniku citlivých údajů.

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.tip_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Praktické doporučení pro efektivní oběh dokladů:

1. Nastavte jasné interní směrnice
Vypracujte interní dokument, který přesně popisuje odpovědnosti, postupy a lhůty při předávání dokladů. Díky tomu se předejde zmatkům i duplicitám.

2. Používejte jednotný systém číslování
Každý druh dokladu (např. faktury, pokladní doklady, výpisy z banky) by měl mít samostatnou číselnou řadu.

3. Pravidelně provádějte kontrolu správnosti
Zaveďte vnitřní kontrolní mechanismy pro ověřování věcné i formální správnosti dokladů.

4. Zajistěte bezpečnou archivaci
Doklady uchovávejte v souladu se zákonnými lhůtami, ideálně v kombinaci fyzické a digitální podoby.

Závěr:

Efektivní systém oběhu a uchovávání účetních dokladů je klíčovým pilířem správného vedení účetnictví. Pomáhá zajistit transparentnost finančních toků, usnadňuje interní kontrolu a minimalizuje rizika spojená s daňovými či právními spory. Každá účetní jednotka by proto měla mít jasně definovaný vnitřní předpis o oběhu účetních dokladů, který stanoví odpovědnosti, termíny i způsob archivace.