Fakturace v EU musí respektovat zásady GDPR – ochranu osobních údajů, jejich zákonné zpracování a bezpečné uchování. Zjistěte, jak zajistit soulad s nařízením a vyhnout se zbytečným rizikům.

Zásady GDPR při fakturaci

GDPR (General Data Protection Regulation) vyžaduje, aby při fakturaci byly osobní údaje zpracovány zákonně, transparentně a pouze v nezbytném rozsahu.

Základní principy:

  • Legitimní účel – údaje se mohou použít jen k plnění smlouvy nebo daňové povinnosti.

  • Transparentnost – zákazník musí vědět, jak se jeho údaje zpracovávají.

  • Minimalizace údajů – faktura má obsahovat jen nezbytné informace (např. jméno, adresa, IČO).

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.example_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Příklad:

Pokud e-shop na faktuře uvádí datum narození zákazníka, porušuje zásadu minimalizace dle GDPR.

Jaké údaje mohou být na faktuře uvedeny

Faktura může obsahovat pouze údaje nutné pro splnění účetních a daňových povinností.

Patří sem zejména:

  • jméno a příjmení nebo název firmy,

  • adresa sídla nebo bydliště,

  • IČO a případně DIČ,

  • popis zboží či služby,

  • cena, datum vystavení a datum uskutečnění plnění.

Naopak citlivé údaje, jako datum narození, rodné číslo, telefon či osobní e-mail, na fakturu nepatří, pokud nejsou zákonem vyžadovány.

Zásada minimalizace údajů: faktura má obsahovat jen ty informace, které jsou skutečně nutné k vystavení a uchování dokladu.

Audit a aktualizace procesů

Každý podnik by měl provést audit datových toků – zjistit, odkud osobní údaje pocházejí, jak se používají a kam se ukládají.

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.tip_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Zmapujte všechny fáze práce s osobními údaji – od získání po archivaci nebo výmaz. Pomůže vám to při případné kontrole úřadu.

Zároveň aktualizujte oznámení o ochraně osobních údajů, aby jasně uvádělo účel zpracování údajů.

Práva zákazníků a správa zpracovatelů

Podle GDPR mají zákazníci právo na přístup, opravu a výmaz údajů. Umožněte jim tato práva jednoduše uplatnit – například přes účet nebo kontaktní formulář.

Pokud využíváte externí fakturační službu, ověřte si, že také dodržuje GDPR.

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.alert_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Všechny smlouvy se zpracovateli musí obsahovat doložku o souladu s GDPR a odpovědnosti za ochranu dat.

Bezpečnost a pravidelné audity

Fakturační údaje by měly být šifrovány, bezpečně uchovávány a přístupné jen oprávněným osobám.

Doporučené kroky pro dodržení GDPR:

  • vést záznamy o zpracování údajů,

  • mít jasně stanovené účely,

  • pravidelně provádět interní audit,

  • zajistit šifrování a kontrolu přístupů.

<span class="translation_missing" title="translation missing: cs-CZ.ctas.info_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Závěr

Dodržování GDPR při fakturaci není složité, pokud podnik udržuje jasná pravidla zpracování, pravidelnou kontrolu a bezpečnostní opatření. Zodpovědným přístupem chráníte nejen zákazníky, ale i svou pověst.