Druhy faktur - základní rozdělení faktur a dokladů

Faktura je nezbytným dokladem při podnikání, který slouží k evidenci obchodních transakcí. Existuje mnoho druhů faktur, každá s jinými specifikacemi a povinnostmi podle typu plátce DPH, předmětu plnění nebo typu transakce. Tento článek vás provede jednotlivými typy faktur a dokladů, jejich náležitostmi a pravidly vystavování.

Účetní vs. daňový doklad – co to je a kdy se používá?

Účetní doklad je dokument, který slouží jako důkaz o uskutečněné finanční transakci, jako je prodej, nákup nebo převod mezi účty. Příkladem účetního dokladu je faktura nebo pokladní doklad. Pokud jste plátci DPH, označuje se tento doklad jako daňový doklad a musí obsahovat specifické náležitosti podle zákona.

Druhy účetních dokladů:

1. Vnitřní doklady
   Vnitřní doklady se používají k evidenci transakcí uvnitř firmy, jako jsou výplaty mezd, převody mezi účty nebo odpisy majetku. Mezi nejčastější vnitřní doklady patří příjemka a výdejka.

   Příklad: Příjemka na sklad – zaznamenává přijetí zboží na sklad, včetně identifikace zboží a množství.

2. Vnější doklady
   Vnější doklady jsou doklady, které firma vystavuje nebo přijímá od jiných subjektů. Mezi ně patří faktury, pokladní doklady, dodací listy nebo bankovní výpisy.

   Příklad: Faktura vystavená dodavatelem na zboží nebo služby, které firma nakupuje.

Co je to faktura a co vždy musí obsahovat?

Faktura je obchodní doklad, který vyjadřuje dohodu mezi dodavatelem a odběratelem. Zákon stanovuje několik povinných údajů, které musí faktura obsahovat. Mezi základní náležitosti patří:

• Identifikace dodavatele a odběratele (jméno, příjmení, název firmy, IČO, DIČ);

• Číslo faktury a datum vystavení;

• Datum splatnosti;

• Popis zboží/služby (předmět plnění);

• Cena, případně s uvedením DPH.

Všechny tyto informace musí být uvedeny jasně a čitelně, jinak může odběratel fakturu odmítnout.

Faktura od plátce a neplátce DPH

Faktura od plátce DPH obsahuje navíc povinnost uvést DIČ, cenu bez DPH, sazbu DPH a celkovou výši DPH. Tato faktura slouží jako základ pro odvod DPH státní správě.

Pokud nejste plátcem DPH, faktura bude bez uvedení DPH a bude obsahovat pouze celkovou částku k úhradě. Taková faktura musí být označena například poznámkou: „Nejsme plátci DPH“.

Další typy faktur a jejich využití

Při vystavování faktur existuje několik druhů, které se liší podle toho, kdy a jakým způsobem je platba vyžadována. Každý typ faktury má své specifické využití, které závisí na charakteru obchodní transakce.

1.Zálohová faktura

Zálohovou fakturu vystavujete, pokud chcete část zaplatit před dodáním zboží nebo služby. Tento typ faktury není daňovým dokladem a neslouží pro odpočet DPH.

2.Proforma faktura

Proforma faktura je neoficiální faktura, která slouží k vyžádání platby předem, ale není uznávaná jako účetní nebo daňový doklad.

3.Vyúčtovací faktura

Tato faktura je vystavena po dodání zboží či služby a slouží k celkovému vyúčtování. Obsahuje celkovou částku k úhradě a může zahrnovat již uhrazené zálohy.

4.Dílčí faktura

Pokud poskytujete služby postupně (např. při stavbě), vystavíte dílčí fakturu, která bude obsahovat část odvedených prací a odpovídající částku k úhradě.

Příklad - Výroba a instalace nábytku:

Firma A vyrábí nábytek na míru pro kancelář za celkovou částku 100 000 Kč.

• Zálohová faktura: Firma A vystaví zálohovou fakturu na 30 000 Kč jako předběžnou platbu za materiál a výrobu.

• Proforma faktura: Před zahájením práce firma vystavuje proforma fakturu na 100 000 Kč pro potvrzení celkové ceny.

• Vyúčtovací faktura: Po dokončení výroby a instalace vystaví firma vyúčtovací fakturu na 100 000 Kč, z čehož 30 000 Kč bylo již zaplaceno jako záloha, zbytek je k doplacení.

• Dílčí faktura: Pokud se projekt dělí na etapy, firma vystaví dílčí fakturu na 50 000 Kč za dokončenou první etapu (výroba).

Faktura od nepodnikatele

Pokud vystavujete fakturu jako nepodnikatel, např. při příležitostném příjmu do 30 000 Kč, faktura musí obsahovat:

• Jméno a adresu dodavatele;

• Identifikaci odběratele;

• Popis služby nebo produktu;

• Cenu a způsob úhrady.

Při překročení stanovené částky už musíte vykonávat činnost pravidelně a ohlásit živnostenský list.

Pokladní doklady

Pokladní doklad je účetní dokument, který slouží k evidenci pohybu hotovosti, jako jsou účtenky nebo paragon. Pokladní doklad je vystaven ve dvou kopiích – jedna pro zákazníka a druhá pro prodávajícího.

Na pokladním dokladu musí být uvedeno:

• Číslo dokladu;

• Identifikace plátce a příjemce platby;

• Datum transakce;

• Účel platby;

• Peněžní částka;

Opravy faktur a opravný daňový doklad

Pokud je faktura chybně vystavena (např. zboží bylo vráceno nebo byla poskytnuta sleva), musíte vystavit opravný daňový doklad (dobropis). Tento doklad musí obsahovat:

• Rozdíl mezi opraveným a původním základem daně;

• Opravenou částku a DPH;

• Důvod opravy.

Vnitřní doklady a vedení zásob

Mezi vnitřní doklady patří příjemky a výdejky, které slouží k evidenci zboží na skladě. Dodací list je externí doklad, který potvrzuje převzetí zboží od dodavatele.

Pro usnadnění vystavování faktur můžete využít digitální nástroj, který vám automaticky vygenerují faktury s potřebnými náležitostmi a umožní sledovat jejich stav.

Závěr

Správné vystavování účetních a daňových dokladů je klíčové pro bezproblémové fungování každého podnikání. Ať už se jedná o faktury, pokladní doklady, opravné daňové doklady nebo interní doklady, každý typ má své specifické náležitosti, které je nutné dodržet. Správné pochopení a evidence těchto dokladů vám nejen pomůže v každodenní praxi, ale také vás ochrání před případnými problémy s úřady.