Při zasílání faktury může mít profesionální a dobře zpracovaný e-mail zásadní význam. Níže naleznete vzorový e-mail pro zaslání faktury, který zajistí srozumitelnost, profesionalitu a vybídne k včasné platbě:
Vzorová šablona e-mailu
Vážený/á [jméno klienta / název společnosti],
doufám, že se máte dobře. V příloze tohoto e-mailu naleznete fakturu č. [ČísloFaktury] za nedávno poskytnuté práce / projekt / služby.
Celková částka k úhradě činí [částka] a je splatná do [datum splatnosti]. Prosím o její kontrolu co nejdříve.
Shrnutí údajů:
Číslo faktury: [Vložte číslo]
Datum vystavení: [Vložte datum]
Částka k úhradě: [Vložte částku]
Platební podmínky: [Vložte podmínky, např. „splatnost 30 dní“]
Platbu lze provést prostřednictvím [uveďte způsob – např. bankovní převod, platební karta, PayPal].
Platební údaje jsou uvedeny v příloze pro Vaše pohodlí.
V případě jakýchkoli dotazů mě, prosím, kontaktujte na [Váš e-mail / telefon].
Potvrďte prosím přijetí tohoto e-mailu.
Děkuji za Vaši rychlou reakci.
S pozdravem,
[Vaše jméno a pracovní pozice]
[Název Vaší společnosti]
Tento e-mail zajišťuje, že jsou sděleny všechny potřebné informace, a zároveň si zachovává zdvořilý a profesionální tón.
Jak vytvořit profesionální e-mail pro zaslání faktury?
Vytvořit vzorový e-mail pro zaslání faktury nemusí být složité. Takový e-mail zahrnuje jasnost, stručnost a podstatné údaje prezentované zdvořilým způsobem. Postupujte podle těchto pokynů krok za krokem:
Začněte jasným předmětem: Vždy uveďte účel e-mailu - například "Faktura č. [číslo]: Splatnost [datum]. ".
Personalizujte pozdrav: Oslovte klienta jeho jménem nebo názvem firmy, aby byl e-mail profesionální a působil důvěryhodně.
Shrňte detaily faktury: Jasně uveďte číslo faktury, datum splatnosti, celkovou dlužnou částku a přijatelné způsoby platby.
Připojte přílohy a uveďte je: Fakturu přiložte jako jasně označený soubor PDF a přílohu v e-mailu uveďte.
Používejte zdvořilý závěr: Poděkujte klientovi za jeho obchod, nabídněte mu v případě potřeby pomoc a vyžádejte si potvrzení o přijetí.
Tip
Před odesláním si e-mail zkontrolujte, zda je přesný a bez chyb. Profesionalita začíná důrazem na detail.
Co by měl e-mail při zasílání faktury obsahovat?
Zahrnutí všech podstatných prvků do vzorového e-mailu zajistí hladký průběh procesu při zasílání faktury a zabrání zpoždění. Zde je stručný seznam toho, co je třeba zahrnout:
Číslo faktury: Ujistěte se, že je jedinečné a odpovídá přiloženému dokumentu.
Celková částka k úhradě a datum splatnosti: Ujasněte si časové rozvržení plateb.
Možnosti způsobu platby: Zvýrazněte dostupné způsoby platby a všechny potřebné pokyny.
Kontaktní informace: Uveďte své telefonní číslo a e-mail pro případné dotazy.
Krátký kontext: Uveďte, za co je faktura vystavena (např. za poskytnuté služby nebo dokončený projekt).
Příklad
V příkladu, jak může vypadat vzorový e-mail pro zaslání faktury, může být uvedeno:
"V příloze je přiložena faktura č. 1234 za [název projektu] s celkovou částkou 30 000 Kč splatnou do 15. prosince 2025. Pro vaše pohodlí jsou přiloženy platební údaje."
Jsou k dispozici šablony vzorového e-mailu pro zaslání faktury?
Ano! Použití šablon vzorových e-mailů pro zaslání faktur šetří čas a zajišťuje konzistentnost vaší profesionální komunikace. Níže je uvedeno pět šablon přizpůsobených různým scénářům:
1. Šablona úvodního e-mailu s fakturou
Tuto šablonu použijte při prvním odeslání faktury:
Předmět: Faktura č. [číslo]: Splatnost [datum].
Doufám, že se máte dobře. V příloze posílám fakturu č. [číslo] za [poskytnuté služby / produkty].
Prosím o úhradu částky [částka] nejpozději do [datum splatnosti]. V případě dotazů mi prosím dejte vědět.
2. E-mail s upomínkou za nezaplacenou fakturu
Pro připomenutí klientovi o neuhrazené faktuře:
Předmět: Připomínka: [číslo] - splatnost faktury
"Toto je přátelská upomínka, že faktura č. [číslo], odeslaná dne [datum], je splatná. Prosíme, proveďte platbu ve výši [Částka] v nejbližším možném termínu. V případě jakýchkoli problémů se ozvěte."
3. Následný e-mail po promeškání termínu platby
Zdvořilý, ale důrazný e-mail v případě opožděných plateb:
Předmět: Následná zpráva:
"Všimli jsme si, že faktura č. [číslo] s platbou ve výši [částka] splatná dne [datum] je stále neuhrazená. Prosíme o okamžité zpracování platby, abychom se vyhnuli poplatkům z prodlení. Dejte mi vědět, pokud budete potřebovat jakoukoli pomoc."
4. Přátelský e-mail pro opakované faktury
Pro pravidelné klienty s opakujícími se platbami:
Předmět: Měsíční faktura #[číslo]: Splatnost [datum].
"Toto je vaše měsíční faktura #[číslo] za [služby]. Celková částka k úhradě je [částka]; prosím, zpracujte platbu do [datum splatnosti]. Jako vždy si vážíme vašich rychlých plateb!"
5. Formální e-mail pro faktury s vysokou hodnotou
Pro firemní nebo velké transakce používejte profesionální tón:
Předmět: Přiložená faktura č. [číslo] - žádost o platbu [datum].
"V příloze naleznete fakturu č.[číslo] na [částku]. Uhraďte ji laskavě do dohodnutých termínů ([datum splatnosti]). Velmi si vážíme vaší spolupráce. V případě jakýchkoli dotazů mě neváhejte kontaktovat."
Jak zajistit, aby byl e-mail pro zaslání faktury efektivní?
Efektivní použití vzorového e-mailu pro zaslání faktury minimalizuje zpoždění a zajišťuje hladší komunikaci. Zde je několik tipů:
Používejte jasný předmět: Pro přehlednost uveďte číslo faktury a datum splatnosti.
Zřetelně označte přílohy: Soubor pojmenujte jako "[název vaší firmy]_Faktura#[číslo]".
Zachovejte minimální obsah: Zaměřte se na klíčové údaje, jako je částka, datum splatnosti a pokyny k platbě.
Automatizujte, pokud je to možné: Použijte fakturační software nebo e-mailové šablony, abyste ušetřili čas při opakovaných úkonech.
Zasílejte včas následné zprávy: V přiměřených intervalech kontrolujte a připomínejte splatné platby, přičemž zachovávejte profesionalitu.
Tip
Automatizujte opakující se faktury pro spolehlivé klienty pomocí fakturačních platforem, které nabízejí funkce plánování. Snížíte tím manuální námahu a zajistíte konzistenci.