Faktury musí splňovat konkrétní zákonné požadavky, včetně jasné identifikace prodávajícího i kupujícího, podrobného rozpisu poskytnutého zboží nebo služeb a výslovných platebních podmínek. Znalost pouze základních prvků však nestačí k tomu, abyste ochránili svou firmu před právními problémy a sankcemi.
Základní právní požadavky na faktury pro podnikatele
V podnikatelské sféře není nic důležitějšího než zajistit, aby vaše finanční dokumenty splňovaly právní normy. Výjimkou nejsou ani faktury. Povinné náležitosti pro právně vyhovující faktury jsou páteří obchodních transakcí, protože slouží jako zákonný požadavek pro evidenci tržeb a služeb.
Nedodržení zákonných požadavků na faktury může přivodit různé sankce, včetně značných pokut, sporů o platby a v závažných případech i soudních žalob, které urychlí ztrátu dobré pověsti podniku. Například chybějící informace týkající se daní mohou vyvolat kontroly nebo sankce ze strany daňových úřadů.
Vaše faktura by měla bezproblémově obsahovat:
- jedinečné číslo faktury
- datum vystavení faktury
- název vaší společnosti, adresu a kontaktní údaje
- název a adresu společnosti zákazníka
- jasný popis toho, co účtujete
- datum dodání zboží nebo poskytnutí služeb
- celková dlužná částka včetně rozpisu daní
- platební podmínky včetně lhůty, způsobu platby a případných poplatků z prodlení
Podrobný rozpis právních požadavků na faktury
Na každé faktuře musí být uveden název, adresa a kontaktní údaje vaší firmy a podobné identifikační údaje zákazníka. V případě potřeby by mělo být uvedeno také identifikační číslo pro DPH nebo registrační číslo společnosti, aby byly splněny daňové a zákonné povinnosti.
- Neurčité popisy mohou vést k záměně
Přehlednost zajistí položkový seznam, který služby nebo zboží rozebere a uvede jasné ceny.
- Buďte pečliví v platebních údajích
Uveďte cenu za jednotku, celkový objem poskytovaných služeb nebo zboží, případné daně nebo další poplatky, přijatelné způsoby platby, termíny splatnosti plateb a ustanovení o slevách za včasnou platbu nebo poplatcích za pozdní platbu, aby byla zachována naprostá jasnost.
Udržování faktur v souladu s předpisy a vyhýbání se pokutám
Pro udržení souladu faktur s právními předpisy je nejdůležitější být stále ostražitý a sledovat neustále se vyvíjející právní prostředí. Pravidelně se obracejte na důvěryhodné zdroje nebo odborníky, abyste zjistili aktualizace právních předpisů týkajících se faktur.
Fakturu považujte za závazný doklad o prodeji; v případě sporu slouží faktura jako důkaz na podporu tvrzení u soudu a uvádí data transakcí, výslovně uvedené služby nebo zboží a dohodnuté ceny.
Podnik může být právně napaden za to, že nevystavil faktury včas nebo neuvedl všechny potřebné údaje stanovené zákonem. To byl případ malého podniku, který byl kvůli neúplným fakturám zažalován za daňový únik, což vedlo k vysokým pokutám a nákladům na soudní řízení.
Pokročilé úvahy o fakturách
V digitálním věku se stále více prosazuje elektronická fakturace. Udržování aktuálních standardů této elektronické fakturace, jako je správný formát, zajištění autentizace prostřednictvím digitálních podpisů a udržování integrity dat, je kriticky důležité. Tyto standardy jsou nastaveny tak, aby podporovaly interoperabilitu a bezpečnost různých systémů elektronické fakturace.
Při mezinárodním prodeji jsou faktury ještě složitější; musí se řídit předpisy o DPH prodávající i přijímající země, zohledňovat různé sazby DPH nebo osvobození od daně a zároveň uvádět celní tarify nebo případné vývozní a dovozní licence.
Chcete-li proces fakturace dále zefektivnit FakturaOnline nabízí rychlé, bezpečné řešení založené na prohlížeči. Vytvářejte různé typy faktur s přehledným sledováním zaplacených a nezaplacených faktur bez nutnosti registrace. A co je nejlepší, můžete začít hned s bezplatnou zkušební verzí.
