Co dělat, pokud klient nezaplatí fakturu?

Navázání jasné komunikace

Když se setkáte s neplatícím klientem, je důležité začít tím, že se pokusíte pochopit příčinu nezaplacení faktury. Empatický přístup může přinést více informací a připravit cestu k řešení. Pokud má klient například problémy s peněžními toky, může s větší pravděpodobností otevřený návrhu na platební plán.

Tip pro komunikaci: Zkuste zahájit rozhovor s klientem otázkou: "Všiml jsem si, že nedávná faktura nebyla uhrazena. Je na vaší straně něco, o čem bych měl vědět a co způsobuje zpoždění?" Tento způsob zahájení dialogu ukazuje vaši ochotu porozumět situaci a spolupracovat na nalezení řešení.

Zavedení strukturovaného procesu následné kontroly

Zajistěte, aby nezaplacené faktury nezůstaly bez povšimnutí, zejména při úvahách, co dělat, když klient nezaplatí. Nastavte a dodržujte systematický proces následné kontroly. Prvotní kontaktování klienta týden po datu splatnosti a následné kontaktování v pravidelných intervalech svědčí o profesionalitě a vytrvalosti.

Příklad: První kontrola 7 dní po datu splatnosti; druhá kontrola 14 dní po datu splatnosti, s každým dalším krokem se stupňuje.

Prozkoumejte právní možnosti vymáhání

Pokud komunikace a následné kontroly selžou, je důležité důkladně prozkoumat právní možnosti při rozhodování, co dělat, pokud klient nezaplatí fakturu. Zvažte možnosti alternativního řešení sporů (například mediace, arbitráž nebo vyjednávání) a následně eskalaci k soudu pro drobné pohledávky nebo zapojení inkasní agentury, pokud to situace vyžaduje.

TIP : Pokud alternativní řešení sporů nevede k úspěchu, typickým dalším krokem bývá podání žaloby u soudu pro drobné pohledávky na vymáhání dlužných částek.

Posílení smluvních dohod

Předcházejte budoucím incidentům tím, že ve smlouvách výslovně uvedete platební podmínky, poplatky z prodlení a důsledky nezaplacení, abyste lépe řešili situace, kdy klient nezaplatí fakturu. Toto proaktivní opatření posílí vaši pozici z právního i finančního hlediska.

Příklad: "Na zůstatky nezaplacené déle než 30 dní se bude vztahovat poplatek z prodlení ve výši 2 % měsíčně."

Zlepšení fakturační a platební politiky

Pro zjednodušení procesu fakturace a jako proaktivní krok při správě nezaplacených faktur zvažte použití služby FakturaOnline. Umožňuje rychlé a bezproblémové vytváření různých typů faktur přímo v prohlížeči. Rezidenční elektronické fakturační systémy nejenže usnadňují rychlost a přesnost, ale nabízejí také možnosti sledování a přátelské upomínky za nezaplacené faktury.

Tip: Využijte elektronické fakturační systémy, které mohou každé dva týdny zasílat klientovi zdvořilostní upomínky o zaplacení, čímž se sníží nutnost ručního sledování.

Zvažte externí pomoc

Při řešení nezaplacených faktur je občas účinným opatřením vyhledání externí pomoci inkasní agentury nebo právního poradce. Tito odborníci mohou dodat vašim požadavkům váhu a signalizovat klientovi vážnost situace.

TIP: Dobře vypracovaný profesionální dopis s výzvou od advokáta může ukázat, že to s vymáháním dlužné částky myslíte vážně.

Snížení budoucích rizik

Chcete-li v budoucnu zmírnit rizika nezaplacení a minimalizovat případy, kdy se musíte ptát, co dělat, když klient nezaplatí fakturu, osvojte si postupy, jako je prověřování bonity nových klientů, budování pozitivních vztahů se zákazníky a udržování finanční rezervy.

TIP: Osvojte si zvyk odkládat 5% ze svých příjmů do rezervního fondu, který vám pomůže pokrýt provozní náklady, když dojde ke zpožděním v platbách.