Číslujete správně své faktury?
Číslujete správně své faktury?
Správné číslování faktur se může zdát jako drobnost, ale nesprávná posloupnost nebo duplicita dokladů může přinést potíže při kontrole i v účetnictví.
Pokud stále fakturujete v Excelu nebo ručně, snadno se stane, že číslování „ujede“. Přitom platí několik jednoduchých zásad, které vám pomohou udržet pořádek.
Základní pravidla číslování
Číslování faktur sice zákon přesně nedefinuje, ale musí být logické, průkazné a navazující. Doporučuje se:
Chronologická posloupnost – každá faktura navazuje na předchozí, bez vynechaných čísel.
Jednoznačnost – žádné dvě faktury nesmí mít stejné číslo.
Konzistentní formát – zvolený systém neměňte během roku.
Rozpoznatelnost období – např. podle roku a měsíce (2025/03/001).
Díky jasné struktuře snadno dohledáte konkrétní fakturu i období jejího vystavení.
Vynechané nebo duplicitní číslo může působit podezřele při kontrole.
Fakturu nikdy nepřepisujte ani nemažte. Pokud dojde k chybě, vystavte storno doklad a novou fakturu s dalším číslem.
Párování faktur a plateb
Pro snadnou identifikaci plateb je vhodné, aby číslo faktury odpovídalo variabilnímu symbolu.
Pokud používáte znaky jako lomítko nebo pomlčku, zvolte jejich zjednodušenou verzi pro platbu (např. 202503001 místo 2025/03/001).
Podle § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví musí být účetní záznamy průkazné a umožňovat ověření posloupnosti. Z toho vyplývá, že číslování faktur musí být jasné a navazující.
Co dělat při chybě v číslování
Pokud zjistíte chybu před odesláním faktury klientovi, jednoduše ji opravte a vystavte znovu.
Pokud jste ji již odeslali, postupujte takto:
vystavte storno doklad,
vytvořte novou fakturu s dalším číslem v řadě.
faktura: 2025/01/001
faktura: 2025/01/002
omylem vynechaná 2025/01/003 → pokračujte číslem 2025/01/004 a chybějící číslo si poznamenejte do evidence
Automatické číslování ve FakturaOnline.cz
Chcete se chybám úplně vyhnout?
V systému FakturaOnline.cz si můžete jednoduše nastavit vlastní číselnou řadu a ta se při každé nové faktuře automaticky zvýší o jednotku.
Např. při nastavení 2025/06/001 se další faktura vytvoří jako 2025/06/002.
Díky tomu je číslování přesné, přehledné a zcela bez ruční práce.
Jak nastavit číslování přehledně
Používejte rok a měsíc v čísle faktury.
Začněte novou řadu na začátku nového roku.
Udržujte jednotný formát napříč firmou.
Kontrolujte, zda řada neobsahuje mezery nebo duplicity.
Podrobný návod k nastavení
Podrobný postup, jak vytvořit a spravovat číselné řady faktur a výdajů, najdete v našem návodu: Číselné řady faktur a výdajů ve FakturaOnline.cz
Správně nastavené číslování faktur vám ušetří čas i starosti.
Díky automatizaci ve FakturaOnline.cz se vyhnete chybám, zrychlíte fakturaci a udržíte pořádek v účetnictví.
